ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA NAUKI I SZKOLNICTWA WYŻSZEGO1)
z dnia 5 września 2007 r.
w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę
(Dz. U. z dnia 19 września 2007 r.)
Na podstawie art. 20a ust. 3 ustawy z dnia 8 października 2004 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. Nr 238, poz. 2390, z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje:
§ 1. Rozporządzenie określa sposób i tryb przeprowadzania audytu zewnętrznego, zwanego dalej "audytem", wydatkowania środków finansowych na naukę, o których mowa w ustawie z dnia 8 października 2004 r. o zasadach finansowania nauki.
§ 2. Obowiązkowemu audytowi podlegają:
1) projekty, w których całkowita wartość dofinansowania przekracza 2 mln zł (audyt projektu);
2) jednostki naukowe, zwane dalej "jednostkami", które otrzymują środki na działalność statutową (audyt jednostki).
§ 3. 1. Audyt przeprowadza podmiot niezależny od audytowanej jednostki, posiadający odpowiednie kwalifikacje i wiedzę z zakresu audytu, zwany dalej "audytorem".
2. Audyt mogą przeprowadzać:
1) osoby spełniające warunki określone w art. 58 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.3));
2) osoby, o których mowa w art. 23 ustawy z dnia 8 grudnia 2006 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 249, poz. 1832);
3) osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zatrudniające przy przeprowadzaniu audytu osoby wymienione w pkt 1 i 2.
3. Audytora wybiera jednostka na swój koszt, zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych.
§ 4. Celem przeprowadzenia audytu jest wydanie przez audytora opinii na temat:
1) wiarygodności danych, zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem lub prowadzoną przez jednostkę działalnością naukową;
2) realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji i umowie o dofinansowanie;
3) poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych.
§ 5. Kierownik jednostki zapewnia warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu, a w szczególności udostępnia obiekty, urządzenia i dokumenty oraz umożliwia bezzwłoczne udzielanie wyjaśnień.
§ 6. Audytor ma prawo wglądu do związanych z przeprowadzanym audytem informacji, danych i innych dokumentów, w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji, oraz do wykonywania z nich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.
§ 7. 1. Pracownicy jednostki są obowiązani, na żądanie audytora, udzielać informacji i wyjaśnień oraz potwierdzać "za zgodność z oryginałem" kopie dokumentów i ich odpisy, wyciągi, zestawienia oraz wydruki.
2. Udzielone ustnie informacje i złożone ustnie wyjaśnienia powinny zostać zaprotokołowane oraz podpisane przez audytora i przez osobę, która ich udzieliła lub je złożyła.
§ 8. Audyt projektu obejmuje w szczególności sprawdzenie:
1) zgodności realizacji projektu z umową;
2) poprawności polityki rachunkowości;
3) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej;
4) poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, zasadności wydatków, sposobu ich udokumentowania i ich wyodrębnienia w ewidencji księgowej;
5) terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych;
6) przepływów na rachunku bankowym związanych z projektem;
7) wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu;
8) sposobu monitorowania realizacji celów projektu;
9) przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych, finansach publicznych i rachunkowości;
10) przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;
11) sposobu archiwizacji dokumentacji dotyczącej projektu;
12) wykonania zaleceń wcześniejszych kontroli i audytów.
§ 9. Audyt projektu powinien zostać rozpoczęty po zrealizowaniu co najmniej 80 % planowanych wydatków związanych z projektem i zakończony przed złożeniem końcowego sprawozdania z realizacji projektu.
§ 10. Audyt jednostki obejmuje sprawdzenie jednego roku, z okresu 3 lat poprzedzających rok przeprowadzania audytu, wybranego na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka, w tym:
1) podstaw prawnych działalności jednostki;
2) poprawności polityki rachunkowości i funkcjonowania procedur kontroli finansowej;
3) realizacji planu rzeczowo-finansowego oraz budżetu jednostki;
4) wniosku o dotację statutową;
5) ankiety jednostki naukowej;
6) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej;
7) sposobu udokumentowania i zatwierdzania wyników działalności badawczej;
8) przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych, finansach publicznych i rachunkowości;
9) przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;
10) realizacji wniosków z wcześniejszych kontroli i audytów;
11) poprawności ewidencji księgowej;
12) wyodrębnienia w ewidencji księgowej wydatków realizowanych z dotacji;
13) celowości i zasadności wydatków sfinansowanych z dotacji statutowej.
§ 11. 1. W przypadkach wymagających specjalnej wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji audytor może powołać na swój koszt rzeczoznawcę.
2. Opinia sporządzona przez rzeczoznawcę nie jest wiążąca dla audytora.
§ 12. 1. Na podstawie zebranych dokumentów i dowodów audytor sporządza pisemnie sprawozdanie z audytu, zwane dalej "sprawozdaniem".
2. Sprawozdanie określa, czy otrzymane środki finansowe zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i przepisami prawa oraz czy księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo.
3. Sprawozdanie powinno w sposób bezstronny, kompletny, zrozumiały, jednoznaczny i zgodny ze stanem faktycznym przedstawiać wyniki audytu.
4. Audytor jest obowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic handlowych jednostki. Nie może to jednak wpływać na merytoryczną treść sprawozdania.
§ 13. Sprawozdanie zawiera w szczególności:
1) oznaczenie sprawozdania;
2) datę jego sporządzenia;
3) nazwę i adres oraz dane jednostki;
4) nazwę i numer projektu;
5) oświadczenie audytora oraz osób wykonujących czynności audytu o niezależności od badanej jednostki;
6) imiona, nazwiska, adresy i numery uprawnień audytorów wykonujących czynności audytu;
7) cele audytu;
8) podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;
9) termin, w którym przeprowadzono audyt;
10) zwięzły opis działań jednostki w obszarze objętym audytem;
11) zwięzłą ocenę sytuacji ekonomicznej w przypadku wykonania audytu jednostki;
12) ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności jednostki objętej audytem;
13) informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania;
14) zaprezentowanie wyników badania, w tym obszarów, w których stwierdzono nieprawidłowości;
15) określenie nieprawidłowości oraz analizę ich przyczyn i skutków;
16) zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień;
17) podpisy audytorów uczestniczących w audycie;
18) podpisy reprezentantów audytora, jeśli audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej.
§ 14. Wszystkie strony sprawozdania powinny być ponumerowane i parafowane.
§ 15. Wnioski i opinie zawarte w sprawozdaniu powinny wynikać z dokumentacji audytu.
§ 16. 1. Dokumentacja audytu, łącznie ze sprawozdaniem, jest przekazywana jednostce w terminie 7 dni od dnia zakończenia audytu.
2. Dokumentacja audytu podlega przechowaniu przez jednostkę przez okres 2 lat od dnia jej otrzymania.
3. Sprawozdanie z audytu podlega przechowaniu przez okres 5 lat.
§ 17. Jednostka jest obowiązana przekazać ministrowi właściwemu do spraw nauki egzemplarz sprawozdania oraz ewentualne stanowisko do ustaleń zawartych w sprawozdaniu w terminie 21 dni od dnia otrzymania sprawozdania.
§ 18. Audytor jest obowiązany do udzielania wyjaśnień w zakresie objętym audytem ministrowi właściwemu do spraw nauki oraz osobom przez niego upoważnionym.
§ 19. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
______
1) Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego kieruje działem administracji rządowej - nauka, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego (Dz. U. Nr 131, poz. 912).
2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2004 r. Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 85, poz. 727 i Nr 179, poz. 1484 oraz z 2007 r. Nr 115, poz. 795.
3) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 169, poz. 1420, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i 1218, Nr 187, poz. 1381 i Nr 249, poz. 1832 oraz z 2007 r. Nr 82, poz. 560, Nr 88, poz. 587, Nr 115, poz. 791 i Nr 140, poz. 984.
