Newsletter
 
 
united kingdom
ukraine
poland
Prawo.pl
  1. Akty Prawne
  2. Dziennik Ustaw
  3. Dz.U.2002.167.1375

Postępowanie z dokumentacją, zasady jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA KULTURY
z dnia 16 września 2002 r.
w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i Nr 156, poz. 775, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 141, poz. 943, z 1998 r. Nr 106, poz. 668 i Nr 155, poz. 1016, z 2000 r. Nr 48, poz. 546 i Nr 120, poz. 1268, z 2001 r. Nr 76, poz. 806 oraz z 2002 r. Nr 74, poz. 676) zarządza się, co następuje:
§  1. 
Dokumentacja wytwarzana i gromadzona przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej "ustawą", dzieli się na:
1)
materiały archiwalne - wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;
2)
dokumentację niearchiwalną - inną dokumentację, niestanowiącą materiałów archiwalnych.
§  2. 
Sposób oznaczania kategorii dokumentacji, o której mowa w § 1, ze względu na okresy jej przechowywania określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.
§  3. 
1. 
Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania, wytwarzanej i gromadzonej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, zawierają jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej "wykazami akt".
2. 
Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stanowią podstawę rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw.
3. 
Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, wprowadzają:
1)
ministrowie i inne centralne organy państwowe dla urzędów ich obsługujących oraz kierownicy centralnych państwowych jednostek organizacyjnych - w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych;
2)
niewymienione w pkt 1 organy administracji publicznej i kierownicy niewymienionych w pkt 1 jednostek organizacyjnych - w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.
4. 
W uzasadnionych przypadkach podmioty, o których mowa w ust. 3 pkt 1, mogą wprowadzić wykaz akt dla nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych, w trybie określonym w ust. 3 pkt 1.
5. 
Przykładowy wykaz akt typowych dla organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych, służący za podstawę ustalenia wykazu akt, stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.
6. 
Jednostki organizacyjne inne niż państwowe, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stosują przykładowy wykaz akt typowych, o których mowa w ust. 5, odpowiednio oraz wprowadzają w trybie, o którym mowa w ust. 3 i 4.
§  4. 
1. 
Dokumentacja niearchiwalna, o której mowa w § 1, podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego we właściwym wykazie akt.
2. 
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.
3. 
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, następuje na podstawie zgody.
§  5. 
1. 
Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 4 ust. 3, może być:
1)
jednorazowa;
2)
generalna - dla całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej części.
2. 
Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 1, wyraża dyrektor miejscowo właściwego archiwum państwowego.
3. 
Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 2, wyraża Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
4. 
Generalna zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przechowywanej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w których działają archiwa zakładowe, może być wyrażona wówczas, gdy materiały archiwalne tam przechowywane są uporządkowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną, o której mowa w art. 6 ust. 2 ustawy.
§  6. 
1. 
Wnioski o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, składają dyrektorowi miejscowo właściwego archiwum państwowego.
2. 
Miejscowo właściwym archiwum państwowym, o którym mowa w ust. 1, jest:
1)
dla państwowych organów i jednostek organizacyjnych obejmujących działalnością obszar całego kraju, mających swoją siedzibę w Warszawie - właściwe archiwum państwowe o charakterze centralnym;
2)
dla państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów i jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego niewymienionych w pkt 1 - archiwum państwowe właściwe ze względu na ich siedzibę.
§  7. 
1. 
Do wniosku o zgodę jednorazową dołącza się:
1)
protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia;
2)
spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia, albo spis dokumentacji technicznej niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.
2. 
Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust. 1, sporządza komisja powołana przez organ lub kierownika jednostki organizacyjnej, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w której skład wchodzą: kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe lub składnica akt, osoba kierująca lub prowadząca archiwum zakładowe albo składnicę akt oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu.
3. 
W przypadku trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej, organ lub kierownik jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 2, zwraca się do miejscowo właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy.
§  8. 
1. 
Wniosek o wyrażenie zgody generalnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powinien zawierać uzasadnienie potrzeby uzyskania takiej zgody, w szczególności stwierdzenie prawidłowego uporządkowania materiałów archiwalnych oraz określenie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu w ramach uzyskanej zgody.
2. 
Jednostki organizacyjne, które uzyskały zgodę generalną na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przeprowadzają czynności brakowania w trybie określonym w § 7 ust. 2.
§  9. 
Jednostki organizacyjne przechowują w archiwum zakładowym lub w składnicy akt dokumenty brakowania, o których mowa w § 7 ust. 1, wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę bądź protokółami jej zniszczenia.
§  10. 
1. 
Jednostki organizacyjne przekazują materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. 
Termin określony w ust. 1 nie dotyczy:
1)
ksiąg stanu cywilnego, skorowidzów do tych ksiąg, akt i innych dokumentów stanu cywilnego, akt sądowych oraz innych materiałów archiwalnych, których okres przechowywania w archiwach zakładowych określony jest odrębnymi przepisami;
2)
materiałów archiwalnych, których gromadzenie i przechowywanie Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych powierzył właściwym jednostkom organizacyjnym;
3)
materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 32 ustawy.
§  11. 
1. 
W przypadku ustania działalności organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy:
1)
materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego, z tym że materiały archiwalne, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia, a które są niezbędne do działalności organu lub jednostki organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, przekazuje się temu organowi lub jednostce;
2)
dokumentację niearchiwalną przekazuje się organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała.
2. 
W przypadku braku następcy prawnego, dokumentację niearchiwalną wytworzoną i zgromadzoną przez organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną, której okres przechowywania nie upłynął, przekazuje się rzeczowo właściwemu organowi administracji rządowej.
3. 
Dokumentację niearchiwalną, wytworzoną i zgromadzoną przez pozostałe jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, przekazuje się odpłatnie na przechowywanie instytucjom zawodowo trudniącym się przechowywaniem dokumentacji lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. W takim przypadku likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie środki finansowe. Umowa przechowania powinna być zawarta do końca okresu przechowywania dokumentacji.
§  12. 
1. 
Archiwa państwowe o charakterze centralnym przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 25 ust. 2 ustawy.
2. 
Archiwa państwowe niemające charakteru centralnego przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych mających siedzibę na obszarze działania archiwum państwowego, z wyłączeniem jednostek, o których mowa w ust. 1.
§  13. 
1. 
Kierownik jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, powiadamia o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych dyrektora właściwego archiwum państwowego, przedstawiając wraz z wnioskiem dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego według wzoru określonego w załączniku nr 6 do rozporządzenia, podpisanego przez kierownika jednostki organizacyjnej.
2. 
Przed przejęciem materiałów archiwalnych dyrektor archiwum państwowego sprawdza stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych.
3. 
Dyrektor archiwum państwowego może, w przypadku nieuporządkowania materiałów archiwalnych w sposób określony w § 15, odmówić ich przejęcia do czasu dokonania odpowiednich zmian i poprawek, określając termin ich wykonania.
4. 
Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w ust. 1.
5. 
Dyrektor archiwum państwowego określa w porozumieniu z zainteresowaną jednostką organizacyjną termin i miejsce przejęcia materiałów archiwalnych.
6. 
Koszty związane z przygotowaniem i konserwacją materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi jednostka organizacyjna przekazująca materiały.
§  14. 
1. 
Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale rzeczowym teczek i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.
2. 
Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w kolejności spraw, a w ramach sprawy - chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego sprawę. Poszczególne strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone kolejną numeracją.
3. 
Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie każdej teczki:
1)
nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której materiały powstały;
2)
znaku akt, to jest symbolu literowego komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w jednostce organizacyjnej;
3)
tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w danej jednostce organizacyjnej, i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych, znajdujących się w teczce;
4)
rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału archiwalnego w teczce;
5)
sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie zdawczo-odbiorczym;
6)
symbolu kwalifikacyjnego materiałów archiwalnych (kategoria A);
7)
liczby stron w teczce.
4. 
Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt jednostki organizacyjnej.
5. 
Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 13 ust. 1, wypełnionym pismem maszynowym lub techniką elektroniczną, w kolejności zgodnej z nadanym im układem. W przypadku sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego techniką elektroniczną, jego zapis przekazuje się archiwum państwowemu w postaci wydruku i na nośniku elektronicznym w formacie określonym przez dyrektora archiwum państwowego.
§  15. 
1. 
Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w trzech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla archiwum państwowego, a jeden dla jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne.
2. 
W przypadku konieczności sporządzenia dodatkowej ewidencji, dyrektor archiwum państwowego określa jej formę. W szczególności ewidencja może być sporządzona w formie inwentarza lub skorowidza i wykonana także techniką elektroniczną.
3. 
Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania należy dołączyć informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne.
4. 
W przypadku przekazywania materiałów archiwalnych jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, do spisu zdawczo-odbiorczego należy dołączyć:
1)
podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym;
2)
spis materiałów archiwalnych, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia, przekazanych jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje jednostki organizacyjnej, której działalność ustała.
§  16. 
Przekazywane materiały należy:
1)
przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych;
2)
umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym;
3)
zapakować w pudła lub paczki w postaci ustalonej w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, w zależności od rodzaju materiałów archiwalnych, zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek lub innych materiałów archiwalnych.
§  17. 
Materiały archiwalne stanowiące dokumentację techniczną, statystyczną, geologiczną, kartograficzną i geodezyjną, fonograficzną i fotograficzną oraz utrwaloną na innych nośnikach należy uporządkować i przygotować do przekazania w sposób uzgodniony z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.
§  18. 
Przepisy § 13-17 stosuje się odpowiednio przy przejmowaniu przez archiwa państwowe materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 44 ustawy.
§  19. 
Traci moc rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 1984 r. Nr 41, poz. 216).
§  20. 
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNYCH DOKUMENTACJI

1. Symbolem "A" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

2. Symbolem "B" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:

1) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;

2) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;

3) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, uznając ją za materiały archiwalne.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

PRZYKŁADOWY WYKAZ AKT TYPOWYCH

Tytuł klas I i II rzędu

0 Zarządzanie

00 Organy kolegialne

01 Organizacja

02 Akty normatywne. Pomoc prawna

03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka

04 Informatyka

05 Skargi i wnioski

06 Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja

07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi

08 Współpraca z zagranicą

09 Kontrole

1 Kadry

10 Ogólne zasady pracy i płac

11 Zatrudnienie

12 Ewidencja osobowa

13 Bezpieczeństwo i higiena pracy

14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników

15 Metody pracy

16 Dyscyplina pracy

17 Sprawy socjalno-bytowe

18 Ubezpieczenia osobowe

2 Środki rzeczowe

20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi

21 Typizacja i normalizacja

22 Inwestycje i remonty (kapitalne)

23 Administracja nieruchomości

24 Gospodarka materiałowa

25 Źródła zaopatrzenia

26 Transport i łączność

27 Gospodarka energetyczna

28 Ochrona zakładu pracy (mienia)

29 Ochrona środowiska

3 Ekonomika

30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe

31 Finanse, księgowość

32 Księgowość finansowa

33 Rozliczenia płac

34 Księgowość materiałowo-towarowa

35 Koszty i ceny

36 Fundusze specjalne

37 Inwentaryzacja

Kategorie dokumentacji
merytorycznej* w komórce organizacyjnej jednostki organizacyjnej w innych komórkach
Symbole klasyfikacyjne Hasła klasyfikacyjne tworzącej państwowy zasób archiwalny nietworzącej państwowego zasobu archiwalnego Uwagi
1 2 3 4 5 6 7 8 9
0 ZARZĄDZANIE
00 Organy kolegialne
000 Organy uchwałodawcze Dla każdego organu prowadzi się odrębne teczki
0000 Posiedzenia A B25 Bc Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty1, głosy w dyskusji, inne wystąpienia2, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał
0001 Materiały na posiedzenia A B25 Bc Do kategorii A zalicza się opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia
001 Organy zarządzające i wykonawcze Jak przy klasie 000
0010 Posiedzenia A B25 Bc Jak przy klasie 0000
0011 Materiały na posiedzenia A B25 Bc Jak przy klasie 0001
002 Komisje własne (stałe i doraźne) A B25 Bc Jak przy klasie 000 Skład, protokoły posiedzeń, referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski i postulaty
003 Komisje międzyresortowe i międzyzakładowe A B25 Bc Jak przy klasie 002

Do kategorii A kwalifikuje się materiały w tej jednostce organizacyjnej, przy której działa sekretariat danej komisji, w pozostałych jednostkach - tylko własne opracowania i teksty wystąpień na posiedzeniach oraz sprawozdania i relacje z przebiegu obrad
004 Zjazdy, konferencje itp. A B25 Bc Programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania z realizacji uchwał
005 Udział w obcych organach kolegialnych A B25 Bc Własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania
006 Narady pracownicze A B25 Bc Protokoły, sprawozdania, wnioski
007 Rady pracownicze i inne A B25 Bc Jak przy klasie 006
008 Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych Bc Bc Bc Korespondencja operatywna
01 Organizacja
010 Podstawy prawne działania własnej jednostki organizacyjnej A B25 Bc Przepisy ogólnopaństwowe, resortowe, branżowe itp. dotyczące bezpośrednio działania własnej jednostki, m.in. akty erekcyjne
011 Podstawy prawne działania jednostek podległych A B25 Bc Jak przy klasie 010
012 Organizacja władz i organów nadrzędnych B5 B5 Bc Statuty, schematy organizacyjne itp.
013 Organizacja własnej jednostki A B25 B5 Statuty, schematy i regulaminy organizacyjne, księgi służb, zakresy działania, rejestracja własnej jednostki itp.
014 Organizacja jednostek podległych A B25 Bc Jak przy klasie 012 oraz ewidencja jednostek podległych
015 Organizacja innych jednostek Bc Bc Bc Jak przy klasie 012
016 Organizacja biurowości, archiwum zakładowe, biblioteka
0160 Przepisy kancelaryjno-archiwalne A B25 B5 Instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, instrukcja o obiegu dokumentacji technicznej, kwalifikatory dokumentacji technicznej itp.
0161 Formularze B5 B5 Bc Opracowanie wzorów
0162 Wzory odciskowe pieczęci A B25 -
0163 Terminarze, dowody doręczeń, opłat pocztowych Bc Bc Bc
0164 Ewidencja archiwum zakładowego A B25 - Spisy zdawczo-odbiorcze oraz ich wykaz (rejestr, protokoły brakowania i spisy akt wybrakowanych, spisy akt przekazanych do archiwum państwowego)
0165 Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego B5 B5 Bc
0166 Udostępnianie akt B2 B2 - Zezwolenia, karty udostępnienia
0167 Gromadzenie zbioru bibliotecznego B5 B5 - Korespondencja
0168 Ewidencja zbioru bibliotecznego BE50 B25 - Księgi inwentarzowe, katalogi. Kwalifikacja zależna od rangi bibliotek. W bibliotekach naukowych - kategoria A
0169 Udostępnianie zbioru bibliotecznego Bc Bc -
02 Akty normatywne
Pomoc prawna
020 Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych B10 B10 Bc
021 Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki A B25 B5 Komplet podpisanych rozporządzeń, zarządzeń, instrukcji, wytycznych itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. I egz. wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w odpowiednich klasach rzeczowych
022 Interpretacja przepisów prawnych A B25 Bc Wykładnia (interpretacja) własnych aktów normatywnych dotyczących merytorycznej działalności
023 Opiniowanie zewnętrznych aktów prawnych B5 B5 Bc
024 Opinie prawne BE5 B5 -
025 Sprawy cywilne B10 B10 Bc Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy
026 Sprawy gospodarcze B3 B3 Bc
027 Sprawy karne B5 B5 Bc
028 Sprawy o wykroczenia B3 B3 Bc
029 Sprawy sądowo-administracyjne B10 B10 Bc
03 Planowanie i sprawozdawczość.

Statystyka

 Dotyczy określonej gałęzi gospodarki narodowej, branży lub problemu. Dla każdego rodzaju (tematu) planów i sprawozdań zakłada się odrębne teczki
030 Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości (opisowej i statystycznej)
0300 Opracowania zewnętrzne B5 B5 Bc Założenia, wskaźniki, instrukcje jednostek nadrzędnych
0301 Opracowania własne A B25 Bc
031 Prognozowanie i planowanie perspektywiczne
0310 Projekty wstępne B5 B5 Bc Opracowania własne
0311 Opracowania robocze B5 B5 Bc Jak w klasie 0310
0312 Wersja ostateczna A B25 Bc Jak w klasie 0310 oraz decyzje zatwierdzające
0313 Oceny, opinie i uwagi A B25 Bc Jak w klasie 0310
0314 Materiały pomocnicze A B10 Bc Do kategorii A kwalifikuje się te materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu. Pozostałe - kategoria B10
0315 Opracowania jednostek podległych B10 B10 Bc Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktów
0316 Opracowania innych resortów (jednostkowe) B5 B5 Bc
032 Plany i sprawozdania wieloletnie
0320 Projekty własne planów (jednostkowe i zbiorcze) B5 B5 Bc
0321 Wersje ostateczne planów własnych A B25 Bc
0322 Zmiany ustaleń planowych A B25 Bc
0323 Sprawozdania wieloletnie własne A B25 Bc
0324 Sprawozdania wieloletnie jednostek podległych B10 B10 Bc Jak przy klasie 0315
0325 Sprawozdania zbiorcze A B25 Bc Opracowania etapowe i wersje ostateczne. Opracowania robocze -kategoria B5
0326 Materiały pomocnicze A B10 Bc Do kategorii A kwalifikuje się oceny, wyjaśnienia, meldunki, korespondencję merytoryczną itp., których treść nie znalazła odzwierciedlenia w sprawozdaniach zbiorczych. Pozostałe - kategoria B10
033 Plany i sprawozdania roczne
0330 Projekty własne planu B5 B5 Bc
0331 Wersje ostateczne planów własnych (jednostkowe i zbiorcze) A B25 Bc
0332 Zmiany ustaleń planowych A B25 Bc
0333 Plany jednostek podległych B10 B10 Bc Jak przy klasie 0315
0334 Sprawozdania własne A B25 Bc
0335 Sprawozdania jednostek podległych B10 B10 Bc Jak przy klasie 0315
0336 Sprawozdania zbiorcze A B25 Bc Sprawozdania ostateczne i etapowe, jeżeli nie znalazły odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych. Opracowania robocze - kategoria B5
0337 Materiały pomocnicze A B10 Bc Jak przy klasie 0326
034 Plany operacyjne i sprawozdania z ich realizacji Miesięczne, kwartalne, półroczne
0340 Opracowania własne B5 B5 Bc
0341 Opracowania jednostek podległych B2 B2 Bc
0342 Opracowania zbiorcze BE5 B5 Bc Do kategorii A kwalifikuje się opracowania półroczne lub kwartalne, gdy brak opracowań rocznych
035 Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych
0350 Plany pracy B5 B5 Bc
0351 Sprawozdania z działalności A B25 Bc Tylko sprawozdania komórek merytorycznych. Sprawozdania komórek usługowych (administracyjnych, budżetowych itp.) - kategoria B
036 Statystyka
0360 Źródłowe materiały statystyczne BE5 B5 Bc Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych
0361 Statystyczne opracowania cząstkowe B2 B2 Bc
0362 Statystyczne opracowania końcowe A B25 Bc Własne i zbiorcze
0363 Publikacje statystyczne Głównego Urzędu Statystycznego Bc Bc Bc
037 Analizy (kompleksowe i problemowe)
0370 Własne A B25 Bc
0371 Jednostek podległych B10 B10 Bc Jak przy klasie 0315
0372 Zbiorcze A B25 Bc
0373 Materiały pomocnicze (robocze) A B10 Bc Jak przy klasie 0326
038 Analizy wycinkowe
0380 Własne A B5 Bc Do kategorii A kwalifikuje się te analizy wycinkowe, które nie mieszczą się w opracowaniu kompleksowym lub problemowym. Pozostałe - kategoria B5
0381 Jednostek podległych Bc Bc Bc
0382 Zbiorcze A B5 Bc Jak przy klasie 0380
039 Meldunki i raporty sytuacyjne BE5 B5 Bc
04 Informatyka
040 Projektowanie i koordynacja systemów i programów
0400 Organizacja projektowania i programowania A B25 Bc Kierunki, tematyka itp (opracowania własne)
0401 Spis systemów i programów A B25 Bc
0402 Ogólne schematy systemów i podsystemów A B25 Bc
0403 Oceny systemów i programów A B25 Bc
0404 Słownik terminów i pojęć A B25 Bc
0405 Koordynacja systemów resortowych i branżowych A B25 Bc
041 Bank danych A B25 -
042 Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i programów
0420 Organizacja wdrażania A B25 - Własne ustalenia
0421 Eksploatacja systemów i wykorzystanie opracowań A B25 -
0422 Analiza stanu wdrażania, rozpowszechniania i weryfikacji systemów i programów informatycznych A B25 Bc
0423 Informacje zewnętrzne o tematach opracowywanych lub wdrażanych B10 B10 Bc
043 Przetwarzanie danych Okres przechowywania uzależniony jest od przydatności tych materiałów do celów praktycznych, tj. od ich całkowitego wykorzystania
0432 Wydruki maszyn elektronicznych BE10 B10 - Tabulogramy, wydruki statystyczne, wyniki badań - kategoria A
0433 Materiały pomocnicze do tabulogramów B10 B10 Bc Instrukcje, wyjaśnienia itp.
05 Skargi i wnioski
050 Przepisy własne i ich interpretacja w sprawach załatwiania skarg i wniosków A B25 Bc
051 Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio A B25 Bc W razie masowości tego typu spraw, do kategorii A kwalifikuje się przykładowo 5-10%
052 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości B3 B3 Bc
053 Analizy skarg i wniosków A B25 Bc
054 Rejestry skarg i wniosków A B25 -
06 Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja
060 Prace naukowo-badawcze i popularyzacyjne,
opracowania problemowe (monograficzne) własne
0600 Metodologia prac A B25 Bc Opracowania własne. Opracowania zewnętrzne -kategoria B5
0601 Wstępne opracowania robocze B5 B5 Bc
0602 Opracowania etapowe A B5 Bc Do kategorii A kwalifikuje się te opracowania, których treść nie znajduje odzwierciedlenia w opracowaniach końcowych. Pozostałe - kategoria B5
0603 Opracowania końcowe A B25 Bc
0604 Materiały pomocnicze do opracowań własnych A B25 Bc Ankiety, ekspertyzy itp. Do kategorii A kwalifikuje się te informacje jednostkowe, które nie zostały wykorzystane w opracowaniach syntetycznych. Pozostałe - kategoria B5
061 Prace naukowo-badawcze i opracowania problemowe zewnętrzne
0610 Opracowania na zlecenie własnej jednostki A B25 Bc
0611 Inne opracowania zewnętrzne B5 B5 Bc
062 Opiniowanie prac naukowo-badawczych (własnych i zewnętrznych) A B25 Bc Recenzje, koreferaty, opinie itp.
063 Ewidencja prac naukowo-badawczych
0630 Karty dokumentacyjne B10 B10 -
0631 Serwis bibliograficzny A B25 -
064 Wydawnictwa
0640 Program wydawnictw A B25 Bc Badania potrzeb i ustalanie tematyki
0641

0642

0643

 Materiały powstające w związku z publikowaniem pozycji wydawniczych

Wykonanie poligraficzne

Rozpowszechnianie wydawnictw

 A

B2

B2

 B25

B2

B2

 -

-

-

 Tzw. "teki wydawnicze", zawierające dokumentację każdego tytułu (książki, czasopisma itp.): karty wydawnicze, umowy, opracowanie autorskie i redakcyjne, opinie, recenzje, interwencje cenzury, projekty graficzne, opinie o wydanym tytule
065 Informacje własne dla prasy, radia i telewizji A B25 Bc
066 Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne
0660 O działalności własnej A B25 -
0661 O działalności jednostek podległych B2 B2 -
067 Odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje prasowe, wywiady z kierownictwem i przedstawicielami własnej jednostki organizacyjnej A B25 Bc
068 Kroniki i monografie A B25 Bc O działalności własnej
069 Wystawy, pokazy, odczyty i inne imprezy Obejmuje imprezy stałe i okolicznościowe
0690 Imprezy własne A B25 Bc Programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty odczytów, własne plakaty i ulotki propagandowe, własne nagrania dźwiękowe itp.
0691 Techniczna obsługa wystaw i pokazów B2 B2 Bc
0692 Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznych A B25 Bc Do kategorii A zalicza się własne opracowania lub sprawozdania z czynnego uczestnictwa w tych imprezach
07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi Obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi, niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas
070 Z Sejmem i Senatem A B25 Bc Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów - kategoria A. Pozostałe materiały - kategoria B5
071 Z Kancelarią Prezydenta A B25 Bc Jak przy klasie 070
072 Z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów A B25 Bc Jak przy klasie 070
073 Z ministerstwami i urzędami centralnymi A B25 Bc Jak przy klasie 070
074 Z terenową administracją rządową A B25 Bc Jak przy klasie 070
075 Z organami samorządu terytorialnego A B5 Bc Jak przy klasie 070
076 Z innymi urzędami i instytucjami oraz organizacjami społecznymi i partiami politycznymi B5 B5 Bc Jak przy klasie 070
077 Koordynacja branżowa A B25 Bc Programy, umowy, porozumienia i ich realizacja
078 Między komórkami organizacyjnymi własnej jednostki Bc Bc Bc
079 Reprezentacja B2 B2 Bc Zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja kierownictwa jednostki organizacyjnej
08 Współpraca z zagranicą
080 Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej A B25 Bc Opracowania własne. Opracowania zewnętrzne -kategoria B5
081 Umowy wielostronne i dwustronne i ich realizacja A B25 Bc
082 Wymiana dokumentacji i informacji A B25 Bc
083 Współpraca wielostronna z organizacjami międzynarodowymi A B25 Bc Protokoły posiedzeń, analizy, opracowania problemowe. Referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski
084 Współpraca dwustronna Dla każdego kraju zakłada się odrębne teczki
0840 Spotkania kierowników pokrewnych jednostek organizacyjnych A B25 Bc Opracowania i inne materiały do rozmów, protokoły, notatki, sprawozdania
0841 Wspólne przedsięwzięcia A B25 Bc Opracowania, informacje, analizy, korespondencja merytoryczna
085 Zagraniczne wyjazdy służbowe
0850 Sprawozdania z wyjazdów A B25 Bc Dotyczy sprawozdań pracowników własnych. Obejmuje również indywidualne instrukcje dla delegowanych i rejestry wyjazdów
0871 Sprawy paszportowo-dewizowe B5 B5 Bc
086 Przyjazdy delegacji zagranicznych
0860 Programy pobytu delegacji zagranicznych i sprawozdania z przebiegu rozmów A B25 Bc Obejmuje również rejestr pobytu delegacji zagranicznych
0861 Obsługa delegacji zagranicznych Bc Bc Bc
09 Kontrole
090 Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli A B25 Bc Przepisy własne
091 Kontrole zewnętrzne własnej jednostki (Najwyższa Izba Kontroli itp.) Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia
pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę
0910 Kompleksowe A B25 Bc Obejmujące całokształt działalności kontrolowanej jednostki
0911 Problemowe A B25 Bc Jeśli dotyczą zagadnień merytorycznych, a nie usługowych
0912 Wycinkowe B5 B5 Bc
0913 Doraźne BE5 B5 Bc
092 Kontrole zewnętrzne w jednostkach podległych B5 B5 Bc Jak przy klasie 091
093 Kontrole wewnętrzne B5 B5 Bc Jak przy klasie 091
094 Kontrole jednostek podległych i nadzorowanych Jak przy klasie 091
0940 Kompleksowe A B25 Bc Jak przy klasie 0910
0941 Problemowe A B25 Bc Jak przy klasie 0911
0942 Wycinkowe B5 B5 Bc
0943 Doraźne BE5 B5 Bc
0944 Specjalne BE5 B5 Bc
095 Książki kontroli B5 B5 -
1 KADRY
10 Ogólne zasady pracy i płac Dotyczy własnej jednostki i jednostek podległych
100 Układy zbiorowe i zakładowe A B25 Bc
101 Taryfikatory kwalifikacyjne A B25 Bc
102 Regulaminy pracy A B25 Bc
103 Zasady wynagradzania i premiowania A B25 Bc Siatki płac, stawek, dodatki itp.
11 Zatrudnienie
110 Zapotrzebowanie i werbunek pracowników B2 B2 Bc Oferty kandydatów - kategoria Bc
111 Zwalnianie pracowników B2 B2 Bc Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa 120)
112 Opinie o pracownikach B5 B5 - Jak przy klasie 111
113 Rozmieszczenie pracowników Bc Bc - Przeniesienia, zastępstwa itp.
114 Zatrudnianie specjalnych kategorii pracowników B2 B2 - Kobiet, młodocianych, inwalidów, rencistów, absolwentów szkół itp.
115 Wykazy etatów A B25 - Zestawienie ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych i jednostek podległych
116 Prace zlecone Umowy o prace zlecone z
własnymi i obcymi pracownikami, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego, ewidencja prac zleconych
1160 ze składką na ZUS B50 B50 -
1161 bez składki na ZUS B5 B5 -
117 Nagrody, odznaczenia, kary
1170 Nagrody B10 B10 - Kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych (klasa 120)
1171 Odznaczenia państwowe B5 B5 - Wnioski
1172 Odznaczenia własne BE5 B5 -
1173 Kary B5 B5 -
118 Wojskowe sprawy pracowników B5 B5 -
12 Ewidencja osobowa
120 Akta osobowe BE50 B50 - Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, akty mianowania, umowę o pracę, jej zmianę, odpisy akt stanu cywilnego i z przebiegu pracy (awanse, odznaczenia), świadectwa nauki i podnoszenia kwalifikacji
121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych B50 B50 - Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne itp.
13 Bezpieczeństwo i higiena pracy
130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy A B25 Bc Własne
131 Środki ochronne A B25 Bc Projekty własne
132 Wypadki przy pracy
1320 Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące inwalidztwo A B25 Bc Dotyczy wypadków podczas pracy
1321 Inne wypadki B10 B10 Bc
1322 Analiza wypadków i chorób zawodowych A B25 Bc
14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników
140 Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego
1400 Zasady, formy, metody i treści szkolenia i wychowania A B25 Bc Własne ustalenia
1401 Plany i programy nauczania A B25 Bc Jak przy klasie 1400
141 Rekrutacja uczestników szkolenia B2 B2 Bc
142 Pomoce szkoleniowe i naukowe A B25 Bc Własne opracowania lub na własne zlecenie oraz uwagi i opinie
143 Dobór kadr pedagogicznych B2 B2 Bc
144 Baza szkoleniowa własna A B25 Bc Ewidencja ośrodków szkoleniowych, polityka nadzoru nad ośrodkami itp.
145 Ewidencja szkolonych B50 B25 -
146 Protokoły egzaminacyjne i świadectwa nauki B50 B50 -
147 Staże zawodowe, praktyki, studia podyplomowe, specjalizacja B5 B5 -
148 Obsługa administracyjna kursów szkoleniowych Bc Bc -
15 Metody pracy
150 Podstawowe zasady A B25 Bc Ustalenia własne dotyczące normowania pracy, współzawodnictwa, wynalazczości itp.
151 Racjonalizacja i wynalazczość pracownicza
1510 Polityka w zakresie wynalazczości A B25 Bc Ustalenia własne
1511 Tematyka wynalazczości A B25 Bc Jak przy klasie 1510
1512 Konkursy wynalazcze A B25 Bc Program i podsumowanie wyników
1513 Projekty racjonalizatorskie BE10 B10 - Zgłoszenia projektów i ich ocena, zgłoszone i opatentowane projekty zalicza się do kategorii A
1514 Rozpowszechnianie projektów wynalazczych B3 B3 Bc
1515 Postępowanie patentowe BE10 B10 Bc Wnioski do Urzędu Patentowego oraz ewidencja świadectw Urzędu Patentowego
1516 Ewidencja wynalazków i wniosków A B25 -
1517 Wynagrodzenia za projekty wynalazcze B5 B5 - Wnioski, odwołania
16 Dyscyplina pracy
160 Dowody obecności w pracy Bc Bc - Listy obecności, raporty obecności, karty zegarowe
161 Absencja B3 B3 - Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności - kategoria Bc
162 Urlopy pracownicze B2 B2 - Listy i karty urlopowe
163 Ewidencja delegacji służbowych Bc Bc - Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych - kategoria B3
164 Zezwolenia na prace dodatkowe B3 B3 -
165 Analizy efektywnego czasu pracy A B25 -
17 Sprawy socjalno-bytowe
170 Podstawowe zasady A B25 Bc Własne ustalenia jednostki
171 Mieszkania pracownicze B5 B5 Bc Obejmuje mieszkania zastępcze, służbowe, hotele pracownicze, spółdzielcze
172 Ogródki działkowe B5 B5 - Podania, przydziały
173 Dojazdy do pracy Bc Bc -
174 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników B3 B3 - Stołówki, bufety, deputaty, umundurowanie, posiłki regeneracyjne, zaopatrzenie reglamentowane itp.
175 Wczasy pracownicze B3 B3 -
176 Opieka nad pracownikami B2 B2 - Opieka zdrowotna, opieka nad dziećmi, inwalidami i rencistami
177 Oświata i kultura pracowników B2 B2 - Zakładowe domy kultury, świetlice, biblioteki, imprezy kulturalne, obchody
178 Realizacja spraw socjalno-bytowych B25 - Analizy, sprawozdania, oceny itp.
18 Ubezpieczenia osobowe
180 Przepisy ubezpieczeniowe B5 B5 - Instrukcje i wyjaśnienia Zakładu Ubezpieczń Społecznych i Państwowego Zakładu Ubezpieczeń i innych instytucji ubezpieczeniowych
181 Ubezpieczenia społeczne B5 B5 -
182 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 B5 - Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji lub duplikatów
183 Dowody uprawnienia do zasiłków B5 B5 - Zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe
184 Emerytury i renty B2 B2 - Wnioski
185 Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych B10 B10 - Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej
2 ŚRODKI RZECZOWE
20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi A B25 Bc Własne ustalenia
21 Typizacja i normalizacja
210 Ogólne zasady typizacji
2100 Metodyka i programowanie typizacji A B25 Bc
2101 Typizacja obiektów i elementów A B25 Bc
211 Ogólne zasady normalizacji A B25 Bc Własne ustalenia i wytyczne
212 Znak jakości A B25 Bc
213 Zbiory norm
2130 Normy państwowe (PN) B5 B5 - Kategoria A - w Polskim Komitecie Normalizacyjnym
2131 Normy resortowe (RN) A B25 -
2132 Normy branżowe (BN) A B25 -
2133 Normy zakładowe (ZN) A B25 -
2134 Normy innych resortów B3 B3 -
2135 Normy zagraniczne B25 B25 - Dotyczące zakresu działania jednostki organizacyjnej. Inne - kategoria B5. Nie dotyczy Polskiego Komitetu Normalizacyjnego
2136 Normy międzynarodowe B25 B25 - Jak przy klasie 2135
2137 Ewidencja norm B5 B5 -
22 Inwestycje i remonty (kapitalne)
220 Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych remontów A B25 Bc Wytyczne własne, analizy potrzeb
221 Dokumentacja prawna i techniczna obiektów własnych Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę
2210 Budowle typowe BE5 B5 Bc Dokumentacja projektowa
2211 Budowle nietypowe i zabytkowe A B25 Bc biura projektów - kategoria A. Dotyczy również inwestorów zastępczych. U użytkownika okres przechowywania - cały okres eksploatacji obiektu
222 Organizacja i programowanie prac projektowych A B25 Bc Własne ustalenia
223 Prace studialne
2230 Tematyka i zakresy opracowań projektów A B25 Bc
2231 Ekonomika inwestycji oraz wskaźniki techniczno-ekonomiczne A B25 Bc Własne ustalenia. Zewnętrzne - kategoria B5
2232 Projekty zewnętrzne BE5 B5 - Projekty budowli nietypowych i zabytkowych podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu ich zachowania u inwestora
224 Ewidencja inwestycji A B25 -
225 Wykonawstwo i odbiór inwestycji B5 B5 - Umowy, harmonogramy robót, protokoły zaawansowania prac projektowych, narady autorskie itp.
226 Przetargi B3 B3 - Oferty i korespondencja merytoryczna
23 Administracja nieruchomości
230 Nabywanie i zbywanie nieruchomości A B25 - Dokumentacja prawna i techniczna
231 Przydział i najem nieruchomości B5 B5 - Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu
232 Eksploatacja nieruchomości B2 B2 - Konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie itp.
233 Najem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym lub fizycznym B5 B5 - Umowy najmu itp. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy najmu
234 Podatki i opłaty publiczne B10 B10 - Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych)
24 Gospodarka materiałowa Obejmuje zaopatrzenie w maszyny, narzędzia, materiały, opakowania i inne ruchomości
240 Organizacja gospodarki materiałowej A B25 Bc Przepisy i ustalenia własne
241 Zaopatrzenie B5 B5 Bc Zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki
242 Magazynowanie i użytkowanie B5 B5 Bc Gospodarka magazynowa, dostawa do miejsc pracy, eksploatacja
243 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) B2 B2 Bc
244 Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń B10 B10 -
245 Paszporty maszyn i urządzeń A B25 - Nie dotyczy biur konstrukcyjnych i projektowych. Okres przechowywania liczy się od zniszczenia maszyny
246 Konserwacja i remonty środków trwałych B3 B3 Bc
25 Źródła zaopatrzenia B2 B2 Bc Dostawcy krajowi, zagraniczni, dostawy z
własnej produkcji. Dotyczy również zamówień publicznych
26 Transport i łączność
260 Eksploatacja własnych i obcych środków transportowych B2 B2 - Kolejowych, samochodowych, lotniczych, wodnych itp.
261 Eksploatacja środków łączności B2 B2 - Telefony, radiowęzły, dalekopisy, telewizja przemysłowa itp.
27 Gospodarka energetyczna
270 Ogólne zasady gospodarki energetycznej, cieplnej i paliwami A B25 Bc Przepisy własne
271 Limitowanie paliw i energii B3 B3 -
28 Ochrona zakładu pracy (mienia)
280 Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inna B2 B2 -
281 Ubezpieczenia rzeczowe B10 B10 - Od ognia, kradzieży itp.
29 Ochrona środowiska
290 Ochrona atmosfery A B25 - Przepisy własne i analizy
291 Gospodarka wodno-ściekowa A B25 - Jak przy klasie 290
3 EKONOMIKA
30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe
300 Systemy ekonomiczno-finansowe A B25 Bc
301 Systemy informacyjno- dewizowe A B25 Bc
302 Systemy i metody analiz A B25 Bc
303 Metody rachunku ekonomicznego A B25 Bc
304 Metody analizy wartości A B25 Bc
305 System ewidencji i plan kont A B25 -
31 Finanse, księgowość
310 Obrót gotówkowy B2 B2 - Plany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy
311 Finansowanie i kredytowanie
3110 Rozliczenia z budżetem B5 B5 Bc
3111 Finansowanie własnej jednostki B5 B5 Bc
3112 Finansowanie jednostek podległych B5 B5 Bc
3113 Zasady kredytowania, współpraca z bankiem B5 B5 Bc
3114 Finansowanie inwestycji B5 B5 Bc
32 Księgowość finansowa Plany, sprawozdania i analizy finansowe - klasa 03
320 Dowody księgowe B5 B5 -
321 Dokumentacja księgowa B5 B5 - Księgi, rejestry, dzienniki, karty kontowe
322 Rozliczenia B5 B5 - Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp.
323 Windykacja należności B5 B5 - Dokumenty związane z udowodnieniem zadłużeń i należności
324 Uzgadnianie sald Bc Bc Bc Korespondencja
325 Ewidencja syntetyczna lub analityczna B5 B5 - Księgi lub kartoteki finansowe
33 Rozliczenia płac
330 Dokumentacja płac B5 B5 - Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki itp.)
331 Deklaracje podatkowe Bc Bc -
332 Listy zaliczek na płace B3 B3 -
333 Listy płac B50 B50 -
334 Karty zbiorcze płac B50 B50 -
335 Zaświadczenia o płacach Bc Bc - Kopie zaświadczeń lub ich rejestry
336 Dowody księgowe B3 B3 -
337 Dokumentacja księgowa B5 B5 - Jak przy klasie 321
34 Księgowość materiałowo-towarowa
340 Dowody księgowe B5 B5 - Faktury własne i obce
341 Dokumentacja księgowa B5 B5 - Karty ilościowo- wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne
35 Koszty i ceny
350 Kalkulacja kosztów
3500 Ogólne zasady A B25 Bc Własne wytyczne i ustalenia
3501 Kalkulacje planowe i wynikowe A B25 Bc
3502 Analiza kosztów własnych A B25 Bc
351 Kalkulacja cen
3510 Polityka cen A B25 Bc Własne ustalenia, zasady i opracowania
3511 Analizy cen A B25 Bc
3512 Koordynacja międzyresortowa cen BE5 B5 Bc
352 Ceny
3520 Ceny zaopatrzeniowe A B25 Bc Uchwały, zarządzenia, decyzje
3521 Ceny zbytu A B25 Bc Jak przy klasie 3520
3522 Ceny wyrobów importowanych A B25 Bc Jak przy klasie 3520
3523 Wyceny eksportu A B25 Bc Jak przy klasie 3520
3524 Katalogi cen i ich aktualizacja, cenniki pomocnicze A B25 Bc Własne. Zewnętrzne -kategoria B5
3525 Ustalenia narzutów A B25 Bc Podstawowych, wyrównawczych i ryzyka, stosowanie wynagrodzenia ryczałtowego oraz dodatków do cen
353 Zmiany cen
3530 Mnożniki przeliczeniowe A B25 Bc Własne ustalenia
3531 Zasady elastyczności cen A B25 Bc Jak przy klasie 3530
3532 Skutki zmian cen A B25 Bc Własne analizy
36 Fundusze specjalne
360 Zasady gospodarowania funduszami A B25 Bc Własne ustalenia
361 Fundusze specjalne B5 B5 Bc Obejmuje fundusze rozwoju i rezerwy postępu technicznego, prac badawczych, zakładowy fundusz nagród, socjalny i mieszkaniowy itp.
37 Inwentaryzacja
370 Ogólne zasady A B25 Bc Własne wytyczne
371 Spisy i protokoły remanentowe B5 B5 -
372 Zestawienie resortowe (zbiorcze) wyników powszechnej inwentaryzacji A B25 -
373 Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne B5 B5 -
374 Wycena i przecena B10 B10 Bc

1 Wystąpienia obcokrajowców (referaty), również w lekkie oryginalnym.

2 Głosy w dyskusji i inne wystąpienia kwalifikuje się do kategorii B w wyniku zamieszczenia ich treści w stenogramie.

* Komórka merytoryczna oznacza komórkę organizacyjną, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych materiałów (akt).

ZAŁĄCZNIK Nr  3

WZÓR

........................

(nazwa i adres jednostki

organizacyjnej)

Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków

komisji)

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na

makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości

............... mb. i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację

niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki

organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania

określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze

dokumentacji technicznej.

Przewodniczący Komisji ...................

Członkowie Komisji ...................

(podpisy) ...................

...................

zał.

.......... kart spisu

.......... pozycji spisu

ZAŁĄCZNIK Nr  4

WZÓR

........................

(nazwa i adres jednostki

organizacyjnej)

Lp. Nr i lp. spisu zdawczo-odbiorczego Symbol z wykazu akt Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów Uwagi
1 2 3 4 5 6 7

ZAŁĄCZNIK Nr  5

WZÓR

........................

(nazwa i adres jednostki

organizacyjnej)

Lp. Sygn.dok. techn. Nazwa obiektu, lokalizacja i tytuły jego projektów Branża Stadium Ilość Nazwisko projektanta Data zakończenia opracowania projektu Uwagi
teczek matryc
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

ZAŁĄCZNIK Nr  6

WZÓR

...........................

(nazwa i adres jednostki

organizacyjnej przekazującej ............ dnia .........

materiały archiwalne) (miejscowość)

materiałów archiwalnych .......................................

(nazwa komórki organizacyjnej)

przekazanych do archiwum państwowego w ........................

Lp. Znak teczki (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt) Tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt) Daty skrajne

od - do

 Uwagi
1 2 3 4 5

........................... .........................

(podpis odbierającego) (podpis przekazującego)

Zmiany w prawie

Rząd chce zmieniać obowiązujące regulacje dotyczące czynników rakotwórczych i mutagenów
Rząd chce zmieniać obowiązujące regulacje dotyczące czynników rakotwórczych i mutagenów

Rząd przyjął we wtorek projekt zmian w Kodeksie pracy, którego celem jest nowelizacja art. 222, by dostosować polskie prawo do przepisów unijnych. Chodzi o dodanie czynników reprotoksycznych do obecnie obwiązujących regulacji dotyczących czynników rakotwórczych i mutagenów. Nowela upoważnienia ustawowego pozwoli na zmianę wydanego na jej podstawie rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym w środowisku pracy.

Grażyna J. Leśniak 16.04.2024
Bez kary za brak lekarza w karetce do końca tego roku
Bez kary za brak lekarza w karetce do końca tego roku

W ponad połowie specjalistycznych Zespołów Ratownictwa Medycznego brakuje lekarzy. Ministerstwo Zdrowia wydłuża więc po raz kolejny czas, kiedy Narodowy Fundusz Zdrowia nie będzie pobierał kar umownych w przypadku niezapewnienia lekarza w zespołach ratownictwa. Pierwotnie termin wyznaczony był na koniec czerwca tego roku.

Beata Dązbłaż 10.04.2024
Będzie zmiana ustawy o rzemiośle zgodna z oczekiwaniami środowiska
Będzie zmiana ustawy o rzemiośle zgodna z oczekiwaniami środowiska

Rozszerzenie katalogu prawnie dopuszczalnej formy prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie rzemiosła, zmiana definicji rzemiosła, dopuszczenie wykorzystywania przez przedsiębiorców, niezależnie od formy prowadzenia przez nich działalności, wszystkich kwalifikacji zawodowych w rzemiośle, wymienionych w ustawie - to tylko niektóre zmiany w ustawie o rzemiośle, jakie zamierza wprowadzić Ministerstwo Rozwoju i Technologii.

Grażyna J. Leśniak 08.04.2024
Tabletki "dzień po" bez recepty nie będzie. Jest weto prezydenta
Tabletki "dzień po" bez recepty nie będzie. Jest weto prezydenta

Dostępność bez recepty jednego z hormonalnych środków antykoncepcyjnych (octan uliprystalu) - takie rozwiązanie zakładała zawetowana w piątek przez prezydenta Andrzeja Dudę nowelizacja prawa farmaceutycznego. Wiek, od którego tzw. tabletka "dzień po" byłaby dostępna bez recepty miał być określony w rozporządzeniu. Ministerstwo Zdrowia stało na stanowisku, że powinno to być 15 lat. Wątpliwości w tej kwestii miała Kancelaria Prezydenta.

Katarzyna Nocuń 29.03.2024
Małżonkowie zapłacą za 2023 rok niższy ryczałt od najmu
Małżonkowie zapłacą za 2023 rok niższy ryczałt od najmu

Najem prywatny za 2023 rok rozlicza się według nowych zasad. Jedyną formą opodatkowania jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, według stawek 8,5 i 12,5 proc. Z kolei małżonkowie wynajmujący wspólną nieruchomość zapłacą stawkę 12,5 proc. dopiero po przekroczeniu progu 200 tys. zł, zamiast 100 tys. zł. Taka zmiana weszła w życie w połowie 2023 r., ale ma zastosowanie do przychodów uzyskanych za cały 2023 r.

Monika Pogroszewska 27.03.2024
Ratownik medyczny wykona USG i zrobi test na COVID
Ratownik medyczny wykona USG i zrobi test na COVID

Mimo krytycznych uwag Naczelnej Rady Lekarskiej, Ministerstwo Zdrowia zmieniło rozporządzenie regulujące uprawnienia ratowników medycznych. Już wkrótce, po ukończeniu odpowiedniego kursu będą mogli wykonywać USG, przywrócono im też możliwość wykonywania testów na obecność wirusów, którą mieli w pandemii, a do listy leków, które mogą zaordynować, dodano trzy nowe preparaty. Większość zmian wejdzie w życie pod koniec marca.

Agnieszka Matłacz 12.03.2024
Metryka aktu
Identyfikator:

Dz.U.2002.167.1375
Rodzaj: Rozporządzenie
Tytuł: Postępowanie z dokumentacją, zasady jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
Data aktu: 16/09/2002
Data ogłoszenia: 09/10/2002
Data wejścia w życie: 24/10/2002