Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006 pełni koordynującą rolę w stosunku do wszystkich komponentów (działań) pomocy technicznej w poszczególnych Sektorowych Programach Operacyjnych (SPO).

Osiągnięcie celów ww. programu odbywać się będzie poprzez realizację celów bezpośrednich, mających za zadanie możliwie skuteczną neutralizację słabych stron i zagrożeń oraz jak najefektywniejsze wykorzystanie mocnych stron oraz istniejących szans.

Bezpośrednie cele ww. programu to:

- zapewnienie efektywnej realizacji i trwałości interwencji funduszy strukturalnych,

- zapewnienie wysokiej jakości i spójności działań służących wdrażaniu Podstaw Wsparcia Wspólnoty,

- wsparcie procesu wdrażania, zarządzania, oceny i kontroli Podstaw Wsparcia Wspólnoty,

- zapewnienie koordynacji interwencji funduszy oraz realizacji priorytetów w ramach obszarów wsparcia Podstaw Wsparcia Wspólnoty,

- upowszechnienie wiedzy i zorganizowanie systemu dostępu do informacji o funduszach strukturalnych i Podstawach Wsparcia Wspólnoty.

Realizacja Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 będzie podlegała zasadom polityki spójności społeczno-gospodarczej UE:

Zasada koncentracji środków finansowych - art. 7 rozporządzenia nr 1260/99/WE z dnia 21 czerwca 1999 r. - ustanawiająca przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych (Dz. Urz. WE L 161 z 26.06.1999.), zwane dalej "rozporządzeniem nr 1260/99/WE"

Biorąc pod uwagę ograniczoną wielkość środków finansowych, wsparcie techniczne skoncentrowane będzie na najważniejszych działaniach z punktu widzenia efektywnego wdrażania Podstaw Wsparcia Wspólnoty.

Zasada subsydiarności - art. 8 rozporządzenia nr 1260/99/WE

Przy projektowaniu działań z zakresu pomocy technicznej uwzględniono przede wszystkim zasady systemu wdrażania funduszy strukturalnych, które zdeterminowały podział pomiędzy działaniami w obszarze Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 i w zakresie pomocy technicznej w poszczególnych Programach Operacyjnych. Tam, gdzie było to możliwe i uzasadnione, dążono jednak - zgodnie z zasadą subsydiarności - do decentralizacji zadań z zakresu wsparcia technicznego.

Zasada partnerstwa - art. 8 rozporządzenia nr 1260/99/WE

W proces przygotowania, zarządzania, monitorowania i oceny działań interwencyjnych podejmowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006, podobnie jak w innych działaniach prowadzonych w związku z wykorzystaniem środków funduszy strukturalnych, włączeni są reprezentanci wszystkich zainteresowanych instytucji i organizacji, tj. przedstawicieli władz państwowych na poziomie centralnym i regionalnym, przedstawicieli różnych środowisk społeczno-gospodarczych, w tym zwłaszcza organizacji pozarządowych i środowisk akademickich. Istotny wkład we wdrażanie Programu Pomocy technicznej mają także partnerzy społeczni uczestniczący w pracach Komitetów Monitorującego i Sterującego oraz w ciałach doradczych i konsultacyjnych prowadzących działalność na różnych poziomach realizacji Programu.

Działania i środki finansowe uzgodnione w ramach realizacji Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 są ważnym elementem służącym właściwej redystrybucji całkowitej alokacji funduszy strukturalnych pomiędzy poszczególne instrumenty finansowe.

Strategia mająca na celu neutralizację słabych stron i zagrożeń

* Podstawy Wsparcia Wspólnoty

Kompetencje osób zaangażowanych w proces realizacji Podstaw Wsparcia Wspólnoty oraz wypracowane metody i procedury zarządzania, monitorowania, oceny i kontroli wdrażania Podstaw Wsparcia Wspólnoty będą miały decydujące znaczenie dla sukcesu lub porażki pierwszego kontaktu z funduszami strukturalnymi.

Dlatego też zapewnienie wsparcia procesowi realizacji Podstaw Wsparcia Wspólnoty jest zagadnieniem o priorytetowym charakterze i krytycznym znaczeniu.

Cel / strategia

Celem realizacji priorytetu Wzmocnienie zdolności w zakresie zarządzania, monitorowania, oceny i kontroli Podstaw Wsparcia Wspólnoty (PWW) jest osiągnięcie zdolności administracyjnej wystarczającej dla skutecznej i efektywnej realizacji Podstaw Wsparcia Wspólnoty w okresie programowania 2004-2006 oraz przygotowanie programu przyszłych kategorii interwencji.

W ramach priorytetu definiujemy 3 cele cząstkowe:

- przygotowanie wysoko kwalifikowanej kadry zdolnej do skutecznej i efektywnej realizacji Podstaw Wsparcia Wspólnoty,

- zagwarantowanie sprawnej obsługi Komitetu Monitorującego Podstawy Wsparcia Wspólnoty oraz Komitetu Monitorującego Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006 i Komitetu Sterującego tego Programu.

- zapewnienie sprawności i efektywności procesu zarządzania, monitorowania, oceny i kontroli Podstaw Wsparcia Wspólnoty oraz Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006.

Spodziewane rezultaty

Realizacja priorytetu przyczyni się do sprawnego procesu wdrażania funduszy strukturalnych poprzez zapewnienie efektywnego zarządzania oraz właściwego monitoringu i kontroli Podstaw Wsparcia Wspólnoty, przygotowanie programu przyszłych kategorii interwencji oraz sprawny przebieg ewaluacji bieżącego okresu programowania.

Działanie 1.1: Szkolenia osób odpowiedzialnych za zarządzanie, monitorowanie, ocenę (ewaluację) i kontrolę

A) UZASADNIENIE DZIAŁANIA

Warunkiem koniecznym prawidłowego, efektywnego i zgodnego z przepisami prawa europejskiego zarządzania, monitorowania, oceny (ewaluacji) i kontroli realizacji Podstaw Wsparcia Wspólnoty jest jak najlepsze przygotowanie personelu jednostek biorących udział w zarządzaniu, monitorowaniu, ocenie i kontroli Podstaw Wsparcia Wspólnoty. Do instytucji tych zaliczamy np.: Instytucję Zarządzającą Podstawami Wsparcia Wspólnoty, Instytucję Zarządzającą Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006, Jednostki Monitorująco-Kontrolne: Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR), Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS), Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej (EFOiGR) i Instrumentu Finansowego Wspierania Rybołówstwa (FIWR), Krajową Jednostkę Ewaluacyjną, jednostki audytu wewnętrznego, Komitet Monitorujący Podstawy Wsparcia Wspólnoty, Komitet Monitorujący Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006 i Komitet Sterujący tego Programu oraz urzędy kontroli skarbowej.

Niezależnie od szkoleń organizowanych w okresie przedakcesyjnym kluczowe znaczenie dla jakości funkcjonowania wyżej wymienionych jednostek będzie miała stała pomoc szkoleniowa dostarczana pracownikom wyżej wymienionych instytucji oraz członkom Komitetu Monitorującego Podstawy Wsparcia Wspólnoty, Komitetu Monitorującego Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006 oraz Komitetu Sterującego tego Programu, tak aby znajomość regulacji, procedur zarządzania, monitorowania, oceny i kontroli oraz zasad kwalifikowalności wydatków z funduszy strukturalnych przełożyła się w praktyce na skuteczną koordynację i wdrażanie Podstaw Wsparcia Wspólnoty.

Szkolenia zorientowane będą na dostarczenie wiedzy teoretycznej i praktycznej z zakresu znajomości regulacji, procedur zarządzania, monitorowania, oceny i kontroli oraz zasad kwalifikowalności wydatków z funduszy strukturalnych, a zdobyte umiejętności zaowocują podniesieniem jakości koordynacji i wdrażania Podstaw Wsparcia Wspólnoty.

B) CELE DZIAŁANIA

Zapewnienie wymienionym jednostkom możliwości stałego podnoszenia kwalifikacji i doskonalenia wiedzy z zakresu zarządzania, monitorowania, oceny i kontroli realizacji Podstaw Wsparcia Wspólnoty.

C) ZAKRES INTERWENCJI - OPIS DZIAŁANIA

W ramach tego działania do wsparcia kwalifikują się następujące kategorie projektów:

- seminaria z udziałem ekspertów krajowych i zagranicznych, głównie praktyków wdrażania funduszy strukturalnych,

- cykle specjalistycznych szkoleń, kursów, warsztatów i studiów, włączając 1-3 tygodniowe staże oraz wizyty studyjne przeznaczone dla pracowników Instytucji Zarządzającej Podstawami Wsparcia Wspólnoty (w tym Jednostek Monitorująco-Kontrolnych EFRR, EFS, EFOiGR, FIWR, Krajowej Jednostki Ewaluacyjnej i jednostek audytu wewnętrznego), Instytucji Płatniczej i Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 zorientowane na dostarczenie niezbędnej wiedzy o procedurach wdrażania funduszy strukturalnych w Polsce oraz innych krajach Unii Europejskiej, zwłaszcza w dziedzinie zarządzania, monitorowania, oceny (ewaluacji) i kontroli, jak również zorientowane na podniesienie ogólnych i specjalistycznych kwalifikacji personelu tych jednostek,

- treningi dla trenerów Jednostek Monitorująco-Kontrolnych EFRR, EFS, EFOiGR i FIWR oraz jednostek audytu wewnętrznego poświęcone interpretacji zasad finansowania, kwalifikowalności wydatków, rezerwie wykonania oraz kontroli wydatkowania,

- cykle specjalistycznych szkoleń i warsztatów przeznaczone dla pracowników Krajowej Jednostki Ewaluacyjnej, Instytucji Płatniczej (Departament Instytucji Płatniczej), Urzędów Kontroli Skarbowej, Departamentu Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej,

- cykle specjalistycznych szkoleń i warsztatów dla członków i personelu komitetów i podkomitetów Podstaw Wsparcia Wspólnoty i Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 zorientowane na dostarczenie niezbędnej wiedzy o procedurach wdrażania funduszy strukturalnych w Polsce, a zwłaszcza w dziedzinie monitorowania i sterowania przebiegiem procesu realizacji Podstaw Wspólnoty Wsparcia.

D) KATEGORIA INTERWENCJI

411³⁾ - Przygotowanie, wdrożenie, monitorowanie, upowszechnianie

E) BENEFICJENCI KOŃCOWI

- Instytucja Zarządzająca Podstawami Wsparcia Wspólnoty (Wydział Szkoleń, Informacji i Promocji),

- Instytucja Płatnicza⁴⁾ (Departament Instytucji Płatniczej, Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej),

- Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006,

- Jednostki Monitorująco-Kontrolne EFRR, EFS, EFOiGR, FIWR.

F) OSTATECZNI BENEFICJENCI

Pracownicy administracji państwowej, w tym:

- pracownicy Instytucji Zarządzającej Podstawami Wsparcia Wspólnoty (włączając osoby odpowiedzialne za przygotowanie przyszłych interwencji funduszy strukturalnych),

- pracownicy Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006

- pracownicy Jednostek Monitorująco-Kontrolnych EFRR, EFS, EFOiGR i FIWR,

- pracownicy jednostek audytu wewnętrznego działających w systemie wdrażania funduszy strukturalnych w Polsce,

- pracownicy Instytucji Płatniczej (Departament Instytucji Płatniczej),

- personel urzędów kontroli skarbowej,

- pracownicy Departamentu Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej,

- członkowie Komitetu Monitorującego Podstawy Wsparcia Wspólnoty, Komitetu Monitorującego Program Operacyjny Pomoc Techniczna i Komitetu Sterującego tego Programu,

- personel obsługujący Krajową Jednostkę Ewaluacyjną oraz komórki ewaluacji w Instytucjach Zarządzających SPO.

G) POZIOM DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW

Dofinansowanie z EFRR: 75% kwalifikującego się kosztu projektu.

H) PLAN FINANSOWY DZIAŁANIA

I) WSKAŹNIKI MONITOROWANIA

Działanie 1.2: Wsparcie obsługi komitetów Podstaw Wsparcia Wspólnoty (PWW) i Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna

A) UZASADNIENIE DZIAŁANIA

Istotnym elementem wdrażania funduszy strukturalnych oraz Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 jest sprawne funkcjonowanie Komitetu Monitorującego Podstawy Wsparcia Wspólnoty i jego podkomitetów, Komitetu Monitorującego Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006 i Komitetu Sterującego tego Programu. Powołanie tych ciał, zgodnie z rozporządzeniem nr 1260/99/WE, jest obowiązkiem każdego państwa członkowskiego i powinno stanowić gwarancję efektywności i jakości wdrażania Podstaw Wsparcia Wspólnoty oraz każdego programu operacyjnego.

B) CELE DZIAŁANIA

Zapewnienie sprawnego funkcjonowania Komitetu Monitorującego Podstawy Wsparcia Wspólnoty, jego podkomitetów oraz Komitetu Monitorującego Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006 i Komitetu Sterującego tego programu.

C) ZAKRES INTERWENCJI - OPIS DZIAŁANIA

W ramach tego działania do wsparcia kwalifikują się następujące kategorie projektów:

- kwalifikowane koszty administracyjne obsługi komitetu i podkomitetów monitorujących Podstaw Wsparcia Wspólnoty oraz Komitetu Monitorującego Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006 i Komitetu Sterującego tego Programu (w tym między innymi koszty organizacji spotkań, przygotowania i powielenia materiałów roboczych, koszty komunikacji i wymiany informacji z członkami komitetów, koszty oddelegowania, wyżywienia i noclegów, koszty przejazdów itp.),

- dodatkowe koszty (wyłączone z systemu SIMIK) zbierania, gromadzenia, analizowania i przetwarzania danych (takich jak badania statystyczne, badania opinii publicznej, ekspertyzy na temat postępów realizacji Podstaw Wsparcia Wspólnoty i inne) na potrzeby monitorowania, porównywanie ich z zakładanymi wskaźnikami oraz wypracowywanie, przy udziale partnerów społecznych, decyzji o zmianach w Podstawach Wsparcia Wspólnoty,

- koszty przygotowania okresowych i końcowych raportów na temat postępów we wdrażaniu Podstaw Wsparcia Wspólnoty i w osiąganiu spójności gospodarczej i społecznej oraz na temat wkładu poszczególnych funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności i innych instrumentów finansowych w tym zakresie,

- koszty krajowych i zagranicznych ekspertów oraz zaproszonych obserwatorów (włączając koszty ich uczestnictwa w Komitecie Monitorującym Podstawy Wsparcia Wspólnoty oraz w Komitecie Monitorującym Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006 i Komitecie Sterującym tego Programu),

- koszty przygotowania raportów na temat realizacji w ramach NPR i Programów Operacyjnych poszczególnych polityk horyzontalnych UE,

- koszty przygotowania okresowych i końcowych raportów na temat wdrażania Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006.

D) KATEGORIA INTERWENCJI

411 - Przygotowanie, wdrożenie, monitorowanie, upowszechnianie

E) BENEFICJENCI KOŃCOWI

Instytucja Zarządzająca Podstawami Wsparcia Wspólnoty oraz Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006.

F) OSTATECZNI BENEFICJENCI

- Instytucja Zarządzająca Podstawami Wsparcia Wspólnoty,

- Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006,

- członkowie Komitetu Monitorującego Podstawy Wsparcia Wspólnoty oraz jego podkomitetów,

- członkowie Komitetu Monitorującego Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006,

- członkowie Komitetu Sterującego Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006.

G) POZIOM DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW

Dofinansowanie z EFRR: 75 % kwalifikującego się kosztu projektu.

H) PLAN FINANSOWY DZIAŁANIA

I) WSKAŹNIKI MONITOROWANIA

Działanie 1.3: Wsparcie procesu zarządzania, monitorowania i kontroli Podstaw Wsparcia Wspólnoty (PWW) i Programu operacyjnego Pomoc Techniczna

A) UZASADNIENIE DZIAŁANIA

Pomoc techniczna w ramach programu krajowego powinna bezpośrednio służyć wsparciu efektywnego zarządzania, monitorowania i kontroli Podstaw Wsparcia Wspólnoty oraz Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006, a obowiązkiem Instytucji Zarządzającej Podstawy Wsparcia Wspólnoty jest przygotowanie (koordynacja przygotowania) proceduralnych zasad zarządzania, monitorowania i kontroli w ramach obowiązującego systemu instytucjonalnego, prawnego i finansowego oraz ich uzgodnienie z Instytucją Płatniczą, Instytucjami Zarządzającymi i wdrażającymi poszczególne Programy Operacyjne.

Ponadto dla zapewnienia ciągłości procesu programowania konieczne jest wsparcie złożonego i kosztownego procesu przygotowania przyszłych kategorii interwencji funduszy strukturalnych.

Aby zapewnić efektywność stosowania przyjętych procedur, a tym samym wpłynąć na poprawę efektywności procesów zarządzania, monitorowania i kontroli oraz należycie przygotować przyszłe kategorie interwencji funduszy strukturalnych, konieczne będzie korzystanie z pomocy eksperckiej. Wsparcie eksperckie potrzebne będzie zarówno do wyjaśnienia i interpretowania, w razie wątpliwości, zasad proceduralnych, dostosowywania ich do zaleceń Komisji Europejskiej, wniosków Instytucji Zarządzających i potrzeb poszczególnych Programów Operacyjnych, jak również w procesie opracowywania przyszłych kategorii interwencji funduszy strukturalnych.

Jednocześnie przewidywane jest wsparcie procesu koordynowania działań podejmowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 z działaniami podejmowanymi w ramach pomocy technicznej dostępnej w poszczególnych Programach Operacyjnych celem efektu synergii oraz osiągnięcia jak największej efektywności podejmowanych działań.

B) CELE DZIAŁANIA

- dostarczenie wsparcia eksperckiego, niezbędnego dla prawidłowości procesów zarządzania, monitorowania i kontroli wdrażania Podstaw Wsparcia Wspólnoty i Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006,

- kompleksowe wsparcie dla procesu tworzenia przyszłych kategorii interwencji funduszy strukturalnych,

- wsparcie procesu zarządzania Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006,

- zapewnienie zasobów ludzkich niezbędnych w procesie zarządzania, monitorowania i kontroli Podstaw Wsparcia Wspólnoty i Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006. Dofinansowanie z pomocy technicznej konkretnej liczby etatów jest uzależnione od ilości pozostających do wykorzystania na ten cel środków. Wynagrodzenie pracowników, których koszt zatrudnienia jest współfinansowany z pomocy technicznej, nie może odbiegać w znaczący sposób od wynagrodzenia pracowników opłacanych ze środków własnych w danej instytucji.

C) ZAKRES INTERWENCJI - OPIS DZIAŁANIA

W ramach tego działania do wsparcia kwalifikują się następujące kategorie projektów:

- koszty ekspertyz i analiz na rzecz zarówno wypracowania metodologii efektywnego zarządzania, monitorowania, oceny i kontroli oraz standaryzacji procedur, jak również procesu przygotowania przyszłych kategorii interwencji funduszy strukturalnych,

- koszty studiów i koncepcji na rzecz poprawy skuteczności wdrażania Podstaw Wsparcia Wspólnoty i Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006, poprawy osiągania założonych celów i realizacji przyjętych priorytetów, wprowadzenia koniecznych modyfikacji i realokacji oraz służących wsparciu procesu przygotowania przyszłych kategorii interwencji funduszy strukturalnych,

- wsparcie eksperckie w postaci pracy ekspertów, przygotowania ekspertyz, analiz, studiów i koncepcji, na rzecz poprawy skuteczności działania Instytucji Płatniczej (Departament Instytucji Płatniczej), Urzędów Kontroli Skarbowej, Departamentu Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej,

- koszty tłumaczeń niezbędnych w procesie zarządzania, monitorowania i kontroli wdrażania Podstaw Wsparcia Wspólnoty i Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 oraz w procesie przygotowania przyszłych kategorii interwencji funduszy strukturalnych,

- kwalifikowane koszty administracyjne w zarządzaniu Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006 (w tym koszty organizacji spotkań, przygotowania, powielenia i dystrybucji materiałów niezbędnych w procesie zarządzania ww. programem, koszty przygotowania, selekcji i sprawdzania pomocy, i inne),

- wydatki związane z wynagrodzeniami włącznie ze składkami na ubezpieczenie społeczne osób zatrudnionych do prowadzenia działań związanych z procesem zarządzania, monitorowania i kontroli w Instytucji Zarządzającej Podstawy Wsparcia Wspólnoty oraz Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006.

D) KATEGORIA INTERWENCJI

411 - Przygotowanie, wdrożenie, monitorowanie, upowszechnianie

413 - Badania

414 - Działania innowacyjne

E) BENEFICJENCI KOŃCOWI

Instytucja Zarządzająca Podstawami Wsparcia Wspólnoty (poszczególne jednostki w Departamencie Zarządzającym Podstawami Wsparcia Wspólnoty, włączając komórkę odpowiedzialną za przygotowanie przyszłych interwencji funduszy strukturalnych), Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006, Instytucja Płatnicza (Departament Instytucji Płatniczej, Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej).

F) OSTATECZNI BENEFICJENCI

- Instytucja Zarządzająca Podstawami Wsparcia Wspólnoty,

- Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006,

- Krajowy Komitet Monitorujący Podstaw Wsparcia Wspólnoty oraz jego podkomitety,

- Komitet Monitorujący Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006,

- Komitet Sterujący Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006,

- Jednostka odpowiedzialna za przygotowanie przyszłych interwencji funduszy strukturalnych,

- Jednostki Monitorująco-Kontrolne EFRR, EFS, EFOiGR i FIWR,

- Instytucja Płatnicza (Departament Instytucji Płatniczej),

- Urzędy kontroli skarbowej,

- Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej,

- Komórki audytu wewnętrznego zaangażowane we wdrażanie funduszy strukturalnych.

G) POZIOM DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW

Dofinansowanie z EFRR: 75% kwalifikującego się kosztu projektu.

H) PLAN FINANSOWY DZIAŁANIA

I) WSKAŹNIKI MONITOROWANIA

Działanie 1.4: Wsparcie procesu oceny (ewaluacji) Podstaw Wsparcia Wspólnoty (PWW) i Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna

A) UZASADNIENIE WYBORU DZIAŁANIA

Warunkiem koniecznym efektywnego wdrażania Podstaw Wsparcia Wspólnoty i Programów Operacyjnych jest ciągła ocena (ewaluacja) skuteczności podejmowanych działań i postępów w ich realizacji, zarówno na podstawie określonych wskaźników rzeczowych, osiągniętego wyniku finansowego, jak i ocena sprawności systemu administracyjnego uruchamiania środków publicznych. Ocena (ewaluacja) dokonywana jest przez Krajową Jednostkę Ewaluacyjną powołaną w ramach Instytucji Zarządzającej Podstawami Wsparcia Wspólnoty. Krajowa Jednostka Ewaluacyjna nadzorowana jest przez Komitet Monitorujący Narodowy Plan Rozwoju/Podstawy Wsparcia Wspólnoty 2004-2006 i stanowi gwarancję efektywności i koordynacji wdrażania Podstaw Wsparcia Wspólnoty oraz poszczególnych Programów Operacyjnych.

B) CEL DZIAŁANIA

Celem działania jest kompleksowe wsparcie procesu oceny (ewaluacji) Podstaw Wsparcia Wspólnoty: oceny efektywności wdrażania ww. dokumentu i poszczególnych Programów Operacyjnych, oceny po zakończeniu okresu programowania (ex post), ewaluacji ex ante Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia dla okresu programowania przyszłych kategorii interwencji funduszy strukturalnych, oceny przewidywanych celów horyzontalnych, programów operacyjnych, jak również opracowanie standardów przeprowadzenia oceny (ewaluacji).

C) ZAKRES INTERWENCJI - OPIS DZIAŁANIA

Działanie obejmuje swym zakresem:

- kwalifikowane koszty administracyjne obsługi Krajowej Jednostki Ewaluacyjnej, w tym przede wszystkim koszty organizacji spotkań, przygotowania, powielenia i dystrybucji materiałów roboczych, koszty komunikacji i wymiany informacji pomiędzy podmiotami zaangażowanymi w proces ewaluacji Podstaw Wsparcia Wspólnoty, koszty oddelegowania, wyżywienia i noclegów, koszty przejazdów, tłumaczeń, wydatki związane z wynagrodzeniami włącznie ze składkami na ubezpieczenia społeczne osób zatrudnionych dla potrzeb procesu ewaluacji itp. Dofinansowanie z pomocy technicznej konkretnej liczby etatów jest uzależnione od ilości pozostających do wykorzystania na ten cel środków. Wynagrodzenie pracowników, których koszt zatrudnienia jest współfinansowany z pomocy technicznej, nie może odbiegać w znaczący sposób od wynagrodzenia pracowników opłacanych ze środków własnych w danej instytucji,

- koszty oceny (ewaluacji) dokonywanej przez ewaluatorów zewnętrznych,

- wsparcie eksperckie w postaci pracy ekspertów, przygotowania ekspertyz, analiz, studiów i koncepcji na rzecz wypracowania metodologii i standardów jakości procesu przeprowadzania oceny (ewaluacji) oraz ciągłego ich doskonalenia,

- wzmacnianie potencjału administracji do przeprowadzania ewaluacji interwencji funduszy strukturalnych poprzez:

a) przygotowanie, wydruk i upowszechnienie publikacji książkowych na temat stosowanych rozwiązań w obszarze ewaluacji,

b) podnoszenie stanu wiedzy i doskonalenie umiejętności w zakresie zlecania ewaluacji oraz wykorzystania jej wyników w procesie zarządzania i wdrażania funduszy strukturalnych.

D) KATEGORIA INTERWENCJI

412 - Ocena

413 - Badania

414 - Działania innowacyjne

E) BENEFICJENCI KOŃCOWI

- Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006,

- Krajowa Jednostka Ewaluacyjna.

F) OSTATECZNI BENEFICJENCI

- Krajowa Jednostka Ewaluacyjna,

- Komórki ewaluacji w Instytucjach Zarządzających Programami Operacyjnymi,

- Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006.

G) POZIOM DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW

Dofinansowanie z EFRR: 75% kwalifikującego się kosztu projektu.

H) PLAN FINANSOWY DZIAŁANIA

I) WSKAŹNIKI MONITOROWANIA

Działanie 1.5: Zakup wyposażenia

A) UZASADNIENIE DZIAŁANIA

Nowoczesne wyposażenie jest nieodzowne dla sprawnego funkcjonowania oraz wykonywania zadań związanych z zarządzaniem, monitorowaniem, oceną (ewaluacją) i kontrolą realizacji Podstaw Wsparcia Wspólnoty. Obecny stan wyposażenia w biurowy sprzęt komputerowy i elektroniczny w chwili rozpoczęcia wdrażania Podstaw Wsparcia Wspólnoty będzie niewystarczający. Ponadto należy uwzględnić bardzo krótki czas amortyzacji biurowego sprzętu komputerowego i elektronicznego. Dlatego też konieczne są dodatkowe zakupy wyposażenia na potrzeby instytucji zaangażowanych we wdrażanie, monitorowanie, ocenę i kontrolę Podstaw Wsparcia Wspólnoty.

B) CELE DZIAŁANIA

Zapewnienie wystarczającej ilości biurowego sprzętu komputerowego i elektronicznego niezbędnego dla sprawnego wdrażania, monitorowania, oceny i kontroli Podstaw Wsparcia Wspólnoty.

C) ZAKRES INTERWENCJI - OPIS DZIAŁANIA

W ramach tego działania prowadzony będzie zakup i instalacja sprzętu komputerowego, zakup licencji i oprogramowania oraz zakup i instalacja pozostałych urządzeń wyposażenia biurowego koniecznego dla prawidłowego funkcjonowania jednostek zaangażowanych w proces wdrażania, monitorowania, oceny i kontroli Podstaw Wsparcia Wspólnoty i Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006.

D) KATEGORIA INTERWENCJI

411 - Przygotowanie, wdrożenie, monitorowanie, upowszechnianie

E) BENEFICJENCI KOŃCOWI

- Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006,

- Instytucja Płatnicza (Departament Instytucji Płatniczej, Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej),

- Instytucja Zarządzająca Podstawami Wsparcia Wspólnoty.

F) OSTATECZNI BENEFICJENCI

- Instytucja Zarządzająca Podstawami Wsparcia Wspólnoty,

- Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006,

- Jednostki Monitorująco-Kontrolne EFRR, EFS, EFOiGR i FIWR,

- Instytucja Płatnicza (Departament Instytucji Płatniczej),

- Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej,

- Urzędy Kontroli Skarbowej,

- Krajowa Jednostka Ewaluacyjna,

- jednostki administracji centralnej zaangażowane w proces wdrażania Podstaw Wsparcia Wspólnoty i funduszy strukturalnych.

G) POZIOM DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW

Dofinansowanie z EFRR: 75% kwalifikującego się kosztu projektu.

H) PLAN FINANSOWY DZIAŁANIA

I) WSKAŹNIKI MONITOROWANIA

System Informatyczny Monitoringu i Kontroli Finansowej Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności (SIMIK) został zaprojektowany jako system zapewniający kompletną obsługę wszystkich działań związanych z przeprowadzaniem monitoringu i kontroli finansowej funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności na poziomie centralnym i regionalnym. Jego stworzenie jest jednym z warunków przyznania Polsce środków przez Komisję Europejską.

Kluczową rolę w systemie odgrywać będzie Minister Rozwoju Regionalnego jako Instytucja Zarządzająca oraz Minister Finansów jako Instytucja Płatnicza. Systemem objęte będą: Ministerstwo Transportu, Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, Ministerstwo Środowiska, Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Ministerstwo Edukacji Narodowej, a także wszystkie urzędy wojewódzkie i marszałkowskie w Polsce.

Architektura systemu umożliwia scentralizowane gromadzenie i przetwarzanie danych. SIMIK oparty będzie o wydzieloną sieć rozległą obejmującą lokalizacje centralne i regionalne do szczebla urzędów wojewódzkich i marszałkowskich.

Sieć została zaprojektowana w sposób zapewniający bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Poza tym struktura sieci przewiduje możliwość elastycznego dostosowania do bieżących potrzeb systemu, pozwalając zarówno na dalszą jego rozbudowę lub - jeżeli zajdzie taka konieczność - jego ograniczenie.

Brak stosownych doświadczeń oraz niepewność co do ostatecznego kształtu i zakresu funkcji systemu, jak również wysoce złożona struktura systemu wskazują na bezprecedensową skalę przedsięwzięcia. Aby zminimalizować ryzyko jakichkolwiek komplikacji oraz zapewnić możliwie najwyższą funkcjonalność systemu, przewidziano stosowne wsparcie wszystkich działań związanych z jego budową i eksploatacją.

Cel / strategia

Celem priorytetu Wsparcie informatycznego systemu monitoringu i kontroli finansowej jest zapewnienie bezproblemowej jego eksploatacji, rozwoju organizacyjnego i funkcjonalnego oraz ciągłej rozbudowy systemu, tak aby możliwym był szybki dostęp do danych we wszystkich instytucjach zaangażowanych w proces wdrażania funduszy strukturalnych.

Cel priorytetu realizowany będzie poprzez:

- rozbudowę systemu o nowe funkcjonalności i moduły,

- rozbudowę sieci, w oparciu o którą będzie pracował system SIMIK, o nowe lokalizacje oraz jej utrzymanie,

- szkolenie użytkowników systemu SIMIK oraz osób zajmujących się jego administracją,

- zakup wyposażenia potrzebnego dla administratorów i użytkowników systemu SIMIK,

- działania informacyjne,

- finansowanie etatów osób zajmujących się obsługą, administrowaniem i zarządzaniem systemem SIMIK.

Spodziewane rezultaty

Realizacja priorytetu, poprzez podniesienie jakości i efektywności wykorzystania systemu, znacząco podniesie jego funkcjonalność, zapewni bezproblemowe działanie i rozwój systemu oraz zauważalnie wpłynie na jakość procesu monitorowania i kontroli Podstaw Wsparcia Wspólnoty.

Działanie 2.1: Rozwój i utrzymanie systemu SIMIK i sieci rozległej SIMIK-NET

A) UZASADNIENIE DZIAŁANIA

SIMIK działa wykorzystując bezpieczne kanały przesyłu i dostępu do informacji zabezpieczające przed nieautoryzowanym dostępem, wykorzystaniem i modyfikacją danych. Jednostka centralna systemu będzie administrowana przez Ministerstwo Finansów. Wszyscy użytkownicy systemu będą się z nią łączyć w czasie rzeczywistym z wykorzystaniem sieci SIMIK-NET oraz łączy komutowanych, używając w tym celu publicznej sieci telefonicznej.

B) CELE DZIAŁANIA

- zapewnienie bezproblemowej bieżącej eksploatacji systemu informatycznego SIMIK,

- ciągły rozwój systemu i jego usprawnienie,

- podniesienie jakości obsługi oraz usług świadczonych przez system jego użytkownikom,

- bieżące utrzymanie i rozbudowa sieci SIMIK-NET w celu zapewnienia efektywnej komunikacji pomiędzy wszystkimi instytucjami odpowiedzialnymi za wdrażanie funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w Polsce oraz dostępu do niezbędnych danych.

C) ZAKRES INTERWENCJI - OPIS DZIAŁANIA

- Rozwój systemu informatycznego będzie polegał na rozwoju:

* organizacyjnym (zmiany organizacji, zmiany ról uczestników itp.),

* administracyjnym (możliwe zmiany w aktach prawnych, formularzach, kluczowych raportach),

* funkcjonalnym (zmiany lub rozbudowa funkcjonalności systemu) i techniczny (rozbudowa sieci, wyposażenia i oprogramowania);

- Zapewnienie bezproblemowej bieżącej eksploatacji systemu obejmie:

* serwis awaryjny,

* utrzymanie operacyjne,

* administrację i konserwację systemu;

- Eksploatacja i rozwój sieci rozległej SIMIK-NET zawierać będzie:

* bieżące utrzymanie sieci dedykowanej SIMIK-NET,

* bieżące wykorzystanie łączy komutowanych (dostęp alternatywny do Systemu dla użytkowników nieobjętych siecią SIMIK-NET),

* przyłączanie dodatkowych użytkowników do sieci SIMIK-NET,

* zwiększanie przepustowości SIMIK-NET (w miarę potrzeb).

D) KATEGORIA INTERWENCJI

411 - Przygotowanie, wdrożenie, monitorowanie, upowszechnianie

E) BENEFICJENCI KOŃCOWI

Ministerstwo Finansów jako administrator (operator) systemu SIMIK.

F) OSTATECZNI BENEFICJENCI

- Ministerstwo Finansów jako administrator (operator) systemu SIMIK,

- Instytucje będące użytkownikami systemu, w szczególności: Instytucje Zarządzające, urzędy wojewódzkie i marszałkowskie oraz Instytucje Pośredniczące i Wdrażające. ⁵⁾

G) POZIOM DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW

Dofinansowanie z EFRR: do 75 % kwalifikującego się kosztu projektu.

H) PLAN FINANSOWY DZIAŁANIA

I) WSKAŹNIKI MONITOROWANIA

Działanie 2.2: Szkolenia

A) UZASADNIENIE DZIAŁANIA

Szkolenie początkowe dla pracowników jednostek funkcjonalnych i technicznych systemu (administratorów), koordynatorów oraz użytkowników zostanie przeprowadzone przez wykonawcę systemu w ramach umowy.

W ramach działania prowadzone będą szkolenia typu follow-up oraz uzupełniające, wynikające głównie z prowadzonego rozwoju i rozbudowy SIMIK.

Przewiduje się, że w celu podniesienia efektywności pracy regularnie przeprowadzane będą szkolenia uzupełniające.

B) CELE DZIAŁANIA

- zapewnienie wysokiej jakości obsługi systemu SIMIK,

- zapewnienie optymalnego wykorzystania SIMIK.

C) ZAKRES INTERWENCJI - OPIS DZIAŁANIA

W ramach tego działania do wsparcia kwalifikują się następujące kategorie projektów:

- szkolenia ogólne dotyczące podstawowej obsługi systemu SIMIK, przeznaczone dla administratorów, koordynatorów i użytkowników systemu,

- szkolenia specjalistyczne dotyczące oprogramowania i umiejętności jego wykorzystywania,

- szkolenia przeznaczone dla użytkowników i administratorów SIMIK prowadzone na poziomie centralnym, sektorowym, regionalnym lub lokalnym,

- opracowanie, publikacja i rozpowszechnienie materiałów dydaktycznych, przewodników i podręczników dla użytkownika SIMIK,

- aktualizacja materiałów dydaktycznych, przewodników i podręczników dla użytkownika SIMIK.

D) KATEGORIA INTERWENCJI

411 - Przygotowanie, wdrożenie, monitorowanie, upowszechnianie

415 - Informowanie opinii publicznej

E) BENEFICJENCI KOŃCOWI

Ministerstwo Finansów jako administrator (operator) systemu SIMIK.

F) OSTATECZNI BENEFICJENCI

- Ministerstwo Finansów jako administrator (operator) systemu SIMIK,

- Instytucje będące użytkownikami systemu, w szczególności: Instytucje Zarządzające, urzędy wojewódzkie i marszałkowskie oraz Instytucje Pośredniczące i Wdrażające.

G) POZIOM DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW

Dofinansowanie z EFRR: do 75 % kwalifikującego się kosztu projektu.

H) PLAN FINANSOWY DZIAŁANIA

I) WSKAŹNIKI MONITOROWANIA

Działanie 2.3: Działania informacyjne

A) UZASADNIENIE DZIAŁANIA

W ramach działania zapewnione będzie wsparcie konieczne dla prawidłowej obsługi systemu, takie jak: organizacja pomocy on-line publikacji informacyjnych, możliwości kontaktów bezpośrednich, internetowych serwisów informacyjnych itp.

B) CELE DZIAŁANIA

- dystrybucja informacji nt. systemu informatycznego i jego stosowania,

- usprawnienie komunikacji pomiędzy operatorami i użytkownikami SIMIK.

C) ZAKRES INTERWENCJI - OPIS DZIAŁANIA

Przedmiotem wsparcia w ramach tego działania będzie:

- organizacja cyklicznych spotkań z udziałem obsługi technicznej i użytkowników systemu w celu wymiany doświadczeń oraz informowania o napotykanych trudnościach w obsłudze i korzystaniu z systemu SIMIK, wadach oprogramowania, konieczności modyfikacji oprogramowania i jego funkcji, uzyskanie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ),

- organizacja seminariów i konferencji, których efektem będzie wypracowanie propozycji decyzji wpływających na optymalizację SIMIK, jego ewolucję i osiągnięcie zgody, co do wprowadzenia proponowanych zmian,

- organizacja pomocy on-line w formie infolinii telefonicznej, przygotowanie, emisja i dystrybucja materiałów informacyjnych, organizacja internetowych serwisów informacyjnych itp.

D) KATEGORIA INTERWENCJI

411 - Przygotowanie, wdrożenie, monitorowanie, upowszechnianie

415 - Informowanie opinii publicznej

E) BENEFICJENCI KOŃCOWI

Ministerstwo Finansów jako administrator (operator) systemu SIMIK.

F) OSTATECZNI BENEFICJENCI

- Ministerstwo Finansów jako administrator (operator) systemu SIMIK,

- instytucje będące użytkownikami systemu, w szczególności: Instytucje Zarządzające, urzędy wojewódzkie i marszałkowskie oraz Instytucje Pośredniczące i Wdrażające.

G) POZIOM DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW

Dofinansowanie z EFRR: do 75 % kwalifikującego się kosztu projektu.

H) PLAN FINANSOWY DZIAŁANIA

I) WSKAŹNIKI MONITOROWANIA

Działanie 2.4: Wydatki osobowe na potrzeby SIMIK

A) UZASADNIENIE DZIAŁANIA

Zatrudnienie i utrzymanie wysoko kwalifikowanego personelu technicznego dla obsługi, serwisowania oraz administrowania systemem informatycznym SIMIK będzie miało istotne znaczenie dla funkcjonowania systemu, a także dla efektywności zarządzania, monitorowania, oceny i kontroli funduszy strukturalnych zarówno na poziomie programu, jak i na poziomie poszczególnych projektów.

Dofinansowanie z pomocy technicznej konkretnej liczby etatów jest uzależnione od ilości pozostających do wykorzystania na ten cel środków.

B) CELE DZIAŁANIA

Zapewnienie zasobów ludzkich niezbędnych dla właściwej obsługi, administrowania, monitoringu, rozwoju i serwisowania systemu informatycznego SIMIK.

C) ZAKRES INTERWENCJI - OPIS DZIAŁANIA

W ramach tego działania do wsparcia kwalifikują się następujące kategorie projektów:

- finansowanie wydatków związanych z wynagrodzeniami osób wraz z obowiązkowymi składkami na ubezpieczenie społeczne, odpowiedzialnych za zarządzanie i koordynowanie prac związanych z funkcjonowaniem SIMIK,

- finansowanie wydatków związanych z wynagrodzeniami osób - personelu technicznego wraz z obowiązkowymi składkami na ubezpieczenie społeczne, odpowiedzialnego za nadzór i bieżącą obsługę systemu na poziomie centralnym oraz w pozostałych lokalizacjach.

D) KATEGORIA INTERWENCJI

411 - Przygotowanie, wdrożenie, monitorowanie, upowszechnianie

E) BENEFICJENCI KOŃCOWI

Ministerstwo Finansów jako administrator (operator) systemu SIMIK.

F) OSTATECZNI BENEFICJENCI

- Ministerstwo Finansów jako administrator (operator) systemu SIMIK,

- instytucje będące użytkownikami systemu, w szczególności: Instytucje Zarządzające, urzędy wojewódzkie i marszałkowskie oraz Instytucje Pośredniczące i Wdrażające.

G) POZIOM DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW

Dofinansowanie z EFRR: do 75 % kwalifikującego się kosztu projektu.

H) PLAN FINANSOWY DZIAŁANIA

I) WSKAŹNIKI MONITOROWANIA

Działanie 2.5: Zakup wyposażenia

A) UZASADNIENIE DZIAŁANIA

W ramach tego działania prowadzony będzie zakup i instalacja sprzętu teleinformatycznego i telekomunikacyjnego koniecznego dla prawidłowej pracy SIMIK oraz osób administrujących i koordynujących pracę systemu. Dotyczyć ono powinno sprzętu komputerowego, sprzętu wykorzystywanego w sieciach lokalnych i rozległych oraz urządzeń informatycznych i telekomunikacyjnych wykorzystywanych przez osoby zarządzające i koordynujące pracę systemu.

B) CELE DZIAŁANIA

Rozbudowa sprzętowa systemu informatycznego SIMIK oraz zakup urządzeń informatycznych i telekomunikacyjnych, które będą wykorzystywane przez osoby zarządzające, administrujące i koordynujące pracę systemu w celu sprawnego wdrażania i monitorowania Podstaw Wsparcia Wspólnoty i poszczególnych programów operacyjnych.

C) ZAKRES INTERWENCJI - OPIS DZIAŁANIA

W ramach tego działania do wsparcia kwalifikują się następujące kategorie projektów:

- umożliwienie rozszerzenia grona użytkowników SIMIK,

- zastępowanie zamortyzowanych elementów sprzętowych,

- upgrade oprogramowania zarówno komputerów jak i routerów sieci,

- możliwość rozbudowy sprzętowej (sprzęt komputerowy i urządzenia teleinformatyczne),

- zakup urządzeń informatycznych i telekomunikacyjnych dla personelu zarządzającego, administrującego i koordynującego pracę systemu SIMIK,

- zakup publikacji o tematyce informatycznej i telekomunikacyjnej dla personelu zarządzającego, administrującego i koordynującego pracę systemu SIMIK,

- zakup oprogramowania i licencji dla użytkowników oraz personelu zarządzającego, administrującego i koordynującego pracę systemu SIMIK.

D) KATEGORIA INTERWENCJI

411 - Przygotowanie, wdrożenie, monitorowanie, upowszechnianie

E) BENEFICJENCI KOŃCOWI

Ministerstwo Finansów jako administrator (operator) systemu SIMIK.

F) OSTATECZNI BENEFICJENCI

- Ministerstwo Finansów jako administrator (operator) systemu SIMIK,

- instytucje będące użytkownikami systemu, w szczególności: Instytucje Zarządzające, urzędy wojewódzkie i marszałkowskie oraz Instytucje Pośredniczące i Wdrażające.

G) POZIOM DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW

Dofinansowanie z EFRR: do 75 % kwalifikującego się kosztu projektu.

H) PLAN FINANSOWY DZIAŁANIA

I) WSKAŹNIKI MONITOROWANIA

Ponadto koniecznym jest zapewnienie sprawnego obiegu i wymiany informacji pomiędzy wszystkimi podmiotami zaangażowanymi w proces realizacji Podstawy Wsparcia Wspólnoty celem zapewnienia jak najlepszego zrozumienia procesu przez jego uczestników, możliwości wspólnego wypracowywania korzystnych rozwiązań merytorycznych i proceduralnych oraz promocji najlepszych praktyk i sposobów wykorzystania pomocy.

Cel / strategia

Celem priorytetu Upowszechnianie informacji i promocja funduszy strukturalnych jest zapewnienie jak najlepszej promocji operacji funduszy, podniesienie wiedzy na temat zasad działania i możliwości pozyskania pomocy strukturalnej oraz bieżące informowanie o przebiegu realizacji Podstaw Wsparcia Wspólnoty zarówno podmiotów zaangażowanych w proces jego realizacji, jak również całego społeczeństwa.

Realizacja celu odbywać się będzie poprzez:

- rozpowszechnianie informacji i promocję Podstaw Wsparcia Wspólnoty i funduszy strukturalnych,

- zapewnienie sprawnej wymiany informacji pomiędzy uczestnikami procesu wdrażania funduszy strukturalnych, promocji najlepszych praktyk i rozwiązań, informowania o postępach w realizacji Podstaw Wsparcia Wspólnoty oraz udział w wypracowywaniu rozwiązań proceduralnych i merytorycznych służących wdrażaniu pomocy strukturalnej.

Spodziewane rezultaty

Oczekiwanym rezultatem realizacji priorytetu będzie efektywniejsza absorpcja pomocy strukturalnej, lepsze zrozumienie zasad funkcjonowania Podstaw Wsparcia Wspólnoty oraz powszechna akceptacja społeczna dla pomocy unijnej, a tym samym dla akcesji Polski do struktur Unii Europejskiej.

Działanie 3.1: Rozpowszechnianie informacji i promocja Podstaw Wsparcia Wspólnoty, Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna oraz funduszy strukturalnych

A) UZASADNIENIE DZIAŁANIA

Stworzenie efektywnego systemu rozpowszechniania informacji i promocji Podstaw Wsparcia Wspólnoty, jak również informowanie potencjalnych beneficjentów i partnerów społeczno-gospodarczych o obszarach interwencji funduszy strukturalnych wydatnie przyczyni się do podniesienia ogólnego poziomu wiedzy na temat funduszy strukturalnych oraz uzyskania powszechnej akceptacji dla ich działań.

Rozporządzenie nr 1260/99/WE nakłada na Instytucję Zarządzającą odpowiedzialność za zapewnienie promocji pakietu pomocy strukturalnej, a szczególnie za informowanie potencjalnych beneficjentów i partnerów społeczno-gospodarczych oraz odpowiednich organizacji pozarządowych o szansach stwarzanych przez pomoc strukturalną.

W ramach działania możliwe jest również zgłaszanie projektów utworzenia funduszu grantów dla podmiotów zgłaszających "pomysły projektów" w zakresie rozpowszechniania informacji i promocji Podstaw Wsparcia Wspólnoty i funduszy strukturalnych. Jakakolwiek pomoc publiczna w ramach niniejszego działania przyznawana będzie zgodnie z zasadą de minimis.

B) CEL DZIAŁANIA

- zapewnienie promocji oraz rozpowszechniania informacji na temat Podstaw Wsparcia Wspólnoty i funduszy strukturalnych wśród wszystkich potencjalnych beneficjentów funduszy strukturalnych,

- informacja i promocja Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006.

C) ZAKRES INTERWENJCI - OPIS DZIAŁANIA

W ramach działania realizowane mogą być następujące typy projektów:

- opracowanie, publikacja i dystrybucja materiałów (wydawnictwa, broszury, foldery, płyty CD oraz inne możliwe formy) informacyjnych i promujących Podstawy Wsparcia Wspólnoty, Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006 i operacje funduszy strukturalnych,

- organizowanie akcji oraz działań promujących i informujących o Podstawach Wsparcia Wspólnoty, Programie Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006 i funduszach strukturalnych,

- granty (w ramach funduszu grantów) jako rezultat konkursu na najlepsze projekty z zakresu promocji Podstaw Wsparcia Wspólnoty.

D) KATEGORIA INTERWENCJI

411 - Przygotowanie, wdrożenie, monitorowanie, upowszechnianie

415 - Informowanie opinii publicznej

E) BENEFICJENCI KOŃCOWI

- Instytucja Zarządzająca Podstawami Wsparcia Wspólnoty (Wydział Szkoleń, Informacji i Promocji),

- Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006.

F) OSTATECZNI ODBIORCY

Instytucje publiczne, stowarzyszenia i fundacje, samorządy, organizacje pozarządowe, instytucje oświatowe, podmioty prywatne - zgłaszający pomysły projektów w przypadku funduszu grantów.

G) GRUPY DOCELOWE

Wszyscy potencjalni beneficjenci i odbiorcy pomocy dostępnej w ramach Funduszy Strukturalnych (w szczególności: mieszkańcy obszarów wiejskich, osoby niepełnosprawne, mniejszości, bezrobotni i in.).

H) POZIOM DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW

Dofinansowanie z EFRR: 75 % kwalifikującego się kosztu projektu.

I) PLAN FINANSOWY DZIAŁANIA

J) WSKAŹNIKI MONITOROWANIA

Działanie 3.2: Stworzenie i eksploatacja portalu internetowego

A) UZASADNIENIE DZIAŁANIA

Rozpowszechnianie wiedzy o funduszach strukturalnych i możliwościach ich wykorzystania na cele i priorytety zapisane w Podstawach Wsparcia Wspólnoty jest istotne dla uzyskania powszechnej akceptacji społecznej dla operacji funduszy strukturalnych i zwiększenia aktywności potencjalnych beneficjentów. Aby zapewnić swobodny dostęp do informacji dla jak najszerszego grona odbiorców, najbardziej efektywnym kanałem przekazu informacji wydają się być środki multimedialne, a szczególnie wykorzystanie Internetu na potrzeby informacyjno-edukacyjne. Zastosowanie Internetu jako nośnika informacji uwzględnia w szczególności potrzebę wprowadzania do systemu komunikacji społecznej nowych technologii informacyjnych.

B) CELE DZIAŁANIA

Informowanie, przy wykorzystaniu elektronicznych środków przekazu, opinii publicznej i potencjalnych beneficjentów o pomocy strukturalnej dostępnej w ramach Podstaw Wsparcia Wspólnoty oraz jej rezultatach, a także o poszczególnych funduszach oraz zakresie ich interwencji.

C) ZAKRES INTERWENCJI - OPIS DZIAŁANIA

W ramach tego działania do wsparcia kwalifikują się następujące kategorie projektów:

- stworzenie, rozbudowa i rozwój portalu internetowego informującego o pomocy dostępnej w ramach Podstaw Wsparcia Wspólnoty,

- zapewnienie bieżącej obsługi portalu (utrzymanie, uaktualnianie informacji, modyfikacje i promocja).

D) KATEGORIA INTERWENCJI

411 - Przygotowanie, wdrożenie, monitorowanie, upowszechnianie

415 - Informowanie opinii publicznej

E) BENEFICJENCI KOŃCOWI

Instytucja Zarządzająca Podstawami Wsparcia Wspólnoty (Wydział Szkoleń, Informacji i Promocji).

F) GRUPY DOCELOWE

Potencjalni beneficjenci i odbiorcy pomocy dostępnej w ramach funduszy strukturalnych.

G) POZIOM DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW

Dofinansowanie z EFRR: 75 % kwalifikującego się kosztu projektu.

H) PLAN FINANSOWY DZIAŁANIA

I) WSKAŹNIKI MONITOROWANIA

Działanie 3.3: Promocja i wymiana informacji pomiędzy uczestnikami procesu realizacji Podstaw Wsparcia Wspólnoty

A) UZASADNIENIE DZIAŁANIA

Ze względu na złożony i kompleksowy charakter Podstaw Wsparcia Wspólnoty, jak również dużą liczbę podmiotów zaangażowanych w jego wdrażanie, niezbędny jest sprawny przepływ i wymiana informacji oraz doświadczeń pomiędzy Instytucją Zarządzającą Podstawami Wsparcia Wspólnoty, Instytucjami Zarządzającymi poszczególnymi Programami Operacyjnymi oraz Instytucjami Wdrażającymi i Pośredniczącymi.

Konieczne jest także, zgodnie z wymogami rozporządzenia nr 1159/2000/WE, włączenie wszystkich zaangażowanych we wdrażanie Podstaw Wsparcia Wspólnoty partnerów społeczno-gospodarczych do dyskusji i wymiany poglądów na temat postępów we wdrażaniu Podstaw Wsparcia Wspólnoty i w realizacji Narodowego Planu Rozwoju w celu zwiększenia efektywności wydatkowania środków i podniesienia poziomu absorpcji.

W związku z powyższym w trakcie realizacji Działania 3.3 szczególny nacisk zostanie położony na współpracę pomiędzy wszystkimi Instytucjami Zarządzającymi poszczególnymi Programami Operacyjnymi celem osiągnięcia możliwie dużej spójności realizowanych w ramach działania projektów zarówno z potrzebami, jak również z działaniami podejmowanymi w tym zakresie przez pozostałe Instytucje Zarządzające Programami Operacyjnymi.

B) CELE DZIAŁANIA:

- rozpowszechnianie informacji na temat możliwości i zakresu korzystania z pomocy strukturalnej w ramach Podstaw Wsparcia Wspólnoty wśród wszystkich zaangażowanych w jego wdrażanie partnerów społeczno-gospodarczych,

- promocja "najlepszych projektów" (best projects) i "najlepszych praktyk" (best practices),

- zapewnienie sprawnego przepływu i wymiany informacji pomiędzy podmiotami zaangażowanymi we wdrażanie Podstaw Wsparcia Wspólnoty,

- zagwarantowanie przestrzegania przepisów dotyczących promocji i informacji zawartych w przepisach aktów prawa wspólnotowego, zwłaszcza w rozporządzeniu nr 1159/2000/WE,

- wsparcie procesu wymiany doświadczeń i informacji w zakresie wdrażania Podstaw Wsparcia Wspólnoty.

C) ZAKRES INTERWENCJI - OPIS DZIAŁANIA

W ramach tego działania do wsparcia kwalifikują się następujące kategorie projektów:

- organizacja akcji informacyjnych i promocyjnych na temat możliwości korzystania z pakietów pomocy strukturalnej,

- organizacja spotkań, konferencji, seminariów i warsztatów poświęconych koordynacji podejmowanych działań oraz wymianie doświadczeń pomiędzy Instytucją Zarządzającą Podstawami Wsparcia Wspólnoty a instytucjami zarządzającymi, pośredniczącymi i wdrażającymi poszczególne komponenty pomocy strukturalnej,

- opracowanie, publikacja i rozpowszechnianie materiałów informacyjnych oraz opracowań na temat zaangażowania funduszy strukturalnych w realizację Podstaw Wsparcia Wspólnoty,

- opracowanie, publikacja i dystrybucja podręczników procedur wdrażania funduszy strukturalnych,

- opracowanie, publikacja i dystrybucja przewodników dla potencjalnych wnioskodawców / projektodawców na temat zasad i procedur ubiegania się o dofinansowanie z funduszy i sposobu korzystania z pomocy strukturalnej,

- promocja "najlepszych praktyk" i "najlepszych projektów",

- organizacja seminariów na temat postępów w realizacji Podstaw Wsparcia Wspólnoty z udziałem partnerów społeczno-gospodarczych.

D) KATEGORIA INTERWENCJI

411 - Przygotowanie, wdrożenie, monitorowanie, upowszechnianie

415 - Informowanie opinii publicznej

E) BENEFICJENCI KOŃCOWI

- Instytucja Zarządzająca Podstawami Wsparcia Wspólnoty (Wydział Szkoleń, Informacji i Promocji),

- Instytucja Płatnicza (Departament Instytucji Płatniczej, Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej),

- Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004- 2006.

F) GRUPY DOCELOWE

Wszystkie podmioty zaangażowane w proces wdrażania Podstaw Wsparcia Wspólnoty i funduszy strukturalnych.

G) POZIOM DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW

Dofinansowanie z EFRR: 75 % kwalifikującego się kosztu projektu.

H) PLAN FINANSOWY DZIAŁANIA

I) WSKAŹNIKI MONITOROWANIA

Funkcję Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006 pełni Wydział Pomocy Technicznej, wyodrębniony w strukturze Departamentu Programów Pomocowych i Pomocy Technicznej w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego. Kontrolę nad zarządzaniem sprawuje Komitet Monitorujący Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006. Instytucja Zarządzająca odpowiada za prawidłowość zarządzania i wdrażania Programu.

Do szczegółowych obowiązków Instytucji Zarządzającej w zakresie zarządzania i monitorowania systemu wdrażania funduszy strukturalnych - zgodnie z regulacjami UE dla funduszy strukturalnych, a zwłaszcza przepisami art. 34 rozporządzenia nr 1260/99/WE, a także zgodnie z założeniami systemu wdrażania funduszy w Polsce - należy:

- zapewnienie efektywności i poprawności zarządzania i wdrażania programu operacyjnego zgodnie z wymogami określonymi w art. 34 rozporządzenia 1260/99/WE,

- zapewnienie, że wydatki współfinansowane środkami Unii Europejskiej są poprawnie zarządzane i księgowane,

- zapewnienie, że wszystkie instytucje zaangażowane we wdrażanie programu operacyjnego mają od momentu rozpoczęcia kwalifikowalności wydatków zapewnione odpowiednie zaplecze techniczne i zdolność administracyjną, tak aby w pełni wykonywać nałożone na nie zobowiązania,

- dostarczanie Instytucji Płatniczej wniosków o płatność zgodnie z wszelkimi wytycznymi wydanymi przez te instytucję,

- wdrażanie systemów zarządzania i kontroli zgodnie z procedurami opisanymi w art. 4 rozporządzenia nr 438/2001/WE z dnia 2 marca 2001 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia nr 1260/99/WE dotyczącego zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach Funduszy Strukturalnych (Dz. Urz. WE L 063 z 03.03.2001.), zwane dalej "rozporządzeniem nr 438/2001/WE",

- przewodniczenie Komitetowi Monitorującemu Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006 i prowadzenie jego sekretariatu,

- przygotowanie Uzupełnienia Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 i przekazanie do akceptacji przez Komitet Monitorujący,

- zbieranie danych statystycznych i finansowych niezbędnych dla monitorowania postępów wdrażania oraz przebiegu realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006,

- formułowanie wniosków o współfinansowanie projektów z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006,

- przedkładanie projektów pod obrady Komitetu Sterującego,

- sporządzenie i podpisanie umowy o przyjęcie projektu do finansowania,

- organizowanie we współpracy z Komisją Europejską oraz Instytucją Zarządzającą Podstawami Wsparcia Wspólnoty oceny (ewaluacji) po zakończeniu realizacji ww. Programu,

- zapewnienie przygotowania i wdrożenia planu działań w zakresie informacji i promocji Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 (Communication Action Plan for Information and Publicity),

- przyjmowanie wniosków płatniczych i weryfikacja faktur oraz wystawianie zleceń wypłaty,

- sporządzanie kwartalnego zestawienia wydatków Programu, potwierdzanie go i przesyłanie do Instytucji Płatniczej wraz z prognozą wydatków na następny kwartał,

- przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektów co najmniej przez 3 lata od daty ostatniej płatności przekazanej przez Komisję Europejską w ramach programu operacyjnego,

- zapewnienie - zgodnie z art. 7 rozporządzenia nr 438/2001/WE - kompletnej i wystarczającej ścieżki audytu wydatków oraz współfinansowania we wszystkich zaangażowanych jednostkach, włączając beneficjentów i Instytucję Zarządzającą.

Komitet Sterujący Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006

Instytucje Zarządzające mogą powoływać Komitety Sterujące celem wsparcia procesu wdrażania Programów. Komitet Sterujący jest powoływany przez Instytucję Zarządzającą w sposób zapewniający reprezentatywność. Instytucja Zarządzająca przewodniczy Komitetowi Sterującemu i zapewnia obsługę jego prac. Do zadań Komitetu Sterującego należy opiniowanie i rekomendowanie Instytucji Zarządzającej listy projektów kwalifikujących się do wsparcia z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ich koordynację i spójność z projektami z zakresu wsparcia technicznego realizowanymi w ramach innych programów operacyjnych.

Monitorowanie przebiegu i sposobu realizacji Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 jest obowiązkiem Instytucji Zarządzającej tym programem. Nadzór nad jej działaniem w zakresie wdrażania priorytetów i działań pełnić będzie Komitet Monitorujący Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006, który dokona również przeglądu wszystkich wydatków poniesionych w ramach ww. Programu.

Proces monitorowania Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 obejmuje zarówno monitoring rzeczowy odnoszący się do realizacji celów, priorytetów i działań określonych w Programie, jak i monitoring finansowy będący funkcją zarządzania finansowego Programem i wydatków poniesionych na realizację poszczególnych priorytetów i działań.

Komitet Monitorujący Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006

Komitet Monitorujący Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 sprawuje nadzór nad wdrażaniem priorytetów i działań Programu. Komitet monitorujący działa jako niezależne ciało doradczo-opiniodawcze dla Instytucji Zarządzającej - udziela rekomendacji w zakresie wszelkich dostosowań i zmian w kierunkach i sposobach wdrażania funduszy strukturalnych, zarówno odnoszących się do postępu merytorycznego i finansowego programu, jak i zarządzania środkami strukturalnymi. Ponadto do zadań Komitetu Monitorującego Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 należy nadzór nad prawidłowością funkcjonowania systemu monitorowania oraz uruchamianie procesu oceny Podstaw Wsparcia Wspólnoty i poszczególnych programów operacyjnych.

Monitorowanie projektów wdrażanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006

Monitorowanie obejmuje zarówno monitoring rzeczowy, będący elementem zarządzania poprzez cele określone w programach operacyjnych, jak i monitorowanie wskaźników finansowych będące funkcją zarządzania finansowego programami i projektami.

Beneficjent zobowiązany jest do przygotowania kwartalnych sprawozdań monitorujących z wdrażania danego projektu. Sprawozdania te mają charakter raportów z realizacji projektu i zawierają zestawienie poniesionych wydatków wraz z kopiami faktur oraz oświadczeniem o wykonaniu prac, zleceń i zakupów, na które wystawiono faktury. Beneficjent przekazywać będzie Instytucji Zarządzającej i Instytucji Płatniczej roczne sprawozdanie z realizacji projektu zawierające ocenę oddziaływania projektu i zestawienie wydatków. Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektu co najmniej przez 3 lata od daty ostatniej płatności przekazanej przez Komisję Europejską w ramach Programu.

Wszelkie dane dotyczące realizowanych projektów, zawarte w przygotowywanych przez beneficjenta sprawozdaniach, przekazywane są Instytucji Zarządzającej Programem. Instytucja ta obsługuje informatyczny system monitorowania, wprowadzając do niego i weryfikując dane na temat poszczególnych projektów. Dokonuje ona także wstępnej oceny kwalifikowalności wydatków poniesionych przez beneficjentów przy realizacji projektów. Ich refinansowanie następuje na podstawie faktur otrzymanych od beneficjentów. Na podstawie otrzymanych sprawozdań Instytucja Zarządzająca przygotowuje kwartalne sprawozdania z monitorowania i autoryzuje zestawienie wydatków. Sprawozdanie, wraz z autoryzowanym zestawieniem wydatków, przekazywane jest do Ministra Finansów (Instytucja Płatnicza). Ponadto Instytucja Zarządzająca przygotowuje sprawozdanie kwartalne w zakresie wdrażania EFRR i przekazuje go do Jednostki Monitorująco-Kontrolnej tego Funduszu (równolegle do ww. sprawozdania z autoryzowanym zestawieniem wydatków).

W skali Podstaw Wsparcia Wspólnoty ogniwem odpowiedzialnym za monitoring Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 jest Instytucja Zarządzająca. Sporządza ona kwartalne i półroczne sprawozdania z wdrażania programu oraz sprawozdania roczne. W ramach sprawozdania rocznego Instytucja Zarządzająca Programem sporządza raport o nieprawidłowościach w realizacji Programu oraz raport dotyczący realizacji polityk wspólnotowych.

Skwantyfikowane cele, wskaźniki monitorowania

Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006 wraz z Komitetem Monitorującym, zgodnie z art. 36 rozporządzenia nr 1260/99, prowadzą monitoring interwencji funduszy strukturalnych w oparciu o wskaźniki. Wskaźniki, określone w Programie Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006 służą mierzeniu postępu realizacji Programu, priorytetów, działań i projektów oraz służą ocenie ich efektywności.

Kryteria doboru wskaźników uwzględniają reguły rekomendowane przez Komisję Europejską (trafność, stosowność, dostępność, wiarygodność, mierzalność, porównywalność). Wskaźniki obrazują jedynie miarę otrzymanego produktu oraz (częściowo) rezultatu. Wynika to ze specyficznego charakteru Programu Pomocy technicznej, w którym kwantyfikowalność oddziaływania i (częściowo) rezultatu nie jest statystycznie mierzalna.

Budowanie zdolności do przeprowadzenia ewaluacji, ewaluacja dodatkowa i ewaluacja ex post

Wzmocnienie zdolności ewaluacyjnej polskiej administracji jest głównym celem w okresie programowania 2004-2006. Jest to niezbędny proces, który pozwoli na lepsze wykorzystanie ewaluacji już przeprowadzonych, poprawę interwencji w okresie programowania 2004-2006, przygotowanie ewaluacji ex ante dla przyszłych interwencji funduszy strukturalnych po roku 2006 oraz przygotowanie ewaluacji ex post okresu 2004-2006.

Utworzenie Krajowej Jednostki Ewaluacyjnej w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego jest głównym elementem wzmocnienia zdolności ewaluacyjnych. Ze względu na istotny wkład Europejskiego Funduszu Społecznego oraz powiązania Podstaw Wsparcia Wspólnoty z Krajowym Planem Działań na rzecz Zatrudnienia i Krajowym Planem Działań na rzecz Integracji Społecznej Krajowa Jednostka Ewaluacyjna obejmie również funkcję ewaluacji Europejskiego Funduszu Społecznego.

Dla poszczególnych Programów Operacyjnych, stopniowo i w miarę potrzeb, będą powstawały jednostki ewaluacji, jeśli to możliwe wydzielone administracyjnie z odpowiednich Instytucji Zarządzających.

Polska, we współpracy z Komisją Europejską, opracuje plan ewaluacji, który powinien uwzględniać m.in.:

- opracowanie standardów ewaluacji,

- liczbę dodatkowych ewaluacji kwestii sektorowych, regionalnych i horyzontalnych; ewaluacje te będą przedmiotem przeglądów dokonywanych przez Komitety Monitorujące Podstawy Wsparcia Wspólnoty i programy operacyjne oraz elementem ewaluacji ex-post,

- poprawę i rozbudowę systemu wskaźników, ich kwantyfikacji oraz określania celów,

- wzmocnienie i rozbudowę metod oceny oddziaływania współfinansowanych polityk, w szczególności analizy kosztów i korzyści dużych projektów w rozumieniu art. 25 i 26 rozporządzenia nr 1260/99/WE,

- koordynację działań w zakresie ewaluacji pomiędzy i w obrębie poszczególnych Programów Operacyjnych.

Jednostka(i) oceny (ewaluacji) będą współpracowały z poszczególnymi Komitetami Monitorującymi i Instytucjami Zarządzającymi. Jeśli jest to wskazane, będą koordynowały swoje działania z działaniami podejmowanymi w ramach monitorowania polityki zatrudnienia i integracji społecznej.

Rezultaty przeprowadzonych ewaluacji będą udostępniane opinii publicznej na życzenie, zgodnie z art. 40 rozporządzenia nr 1260/99/WE.

Minister Finansów wykonuje zadania Instytucji Płatniczej przy pomocy Departamentu Instytucji Płatniczej w Ministerstwie Finansów, natomiast zadania związane z kontrolą środków - przy pomocy Departamentu Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej.

Instytucja Zarządzająca Programem, we współpracy z Instytucją Płatniczą, jest zobowiązana do przedstawienia Komisji Europejskiej opisu ustalonych rozwiązań z zakresu zarządzania finansowego i kontroli w celu zagwarantowania, aby środki wspólnotowe były wykorzystywane efektywnie i prawidłowo zgodnie z art. 5 i 13 rozporządzenia nr 438/2001/WE.

Instytucja Zarządzająca Programem informuje Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej, za pośrednictwem Departamentu Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej, o wszystkich nieprawidłowościach finansowych.

Instytucja Zarządzająca Programem zapewnia, że odpowiednie instytucje są w pełni poinformowane o obowiązkach w zakresie zarządzania finansowego wydatków współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych, jak też gwarantują one, że zadania związane z zarządzaniem finansowym oraz ogólnym zarządzaniem programem operacyjnym są prowadzone przez odrębne jednostki organizacyjne.

Instytucja płatnicza

Funkcję Instytucji Płatniczej dla wszystkich funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności, w rozumieniu art. 9 rozporządzenia nr 1260/99/WE i rozporządzenia nr 438/2001/WE, w imieniu Ministra Finansów pełni Departament Instytucji Płatniczej.

Do zadań Instytucji Płatniczej należy w szczególności:

- obsługa rachunków, na których gromadzone są środki funduszy strukturalnych,

- certyfikowanie wobec Komisji Europejskiej, że deklaracje wydatków są przygotowane na bazie wiarygodnych i weryfikowalnych dokumentów,

- przygotowywanie i przesyłanie do Komisji Europejskiej wniosków o płatności w celu refundacji poniesionych wydatków,

- przekazywanie Komisji Europejskiej - nie później niż do 30 kwietnia każdego roku - rocznej prognozy wydatków dla bieżącego i następnego roku,

- gromadzenie, wyodrębnionymi kanałami monitoringu finansowego, informacji statystycznych i finansowych na potrzeby Instytucji Zarządzającej i Komitetu Monitorującego Podstawy Wsparcia Wspólnoty,

- nadzór nad sprawnością działania bazy danych monitoringu (SIMIK).

Zadaniem Ministerstwa Finansów jest także przygotowywanie wytycznych dotyczących zarządzania finansowego i kontroli finansowej oraz nadzorowanie i kontrolowanie ich realizacji w Instytucjach Zarządzających. Rozwiązania te zapewnią, że środki funduszy strukturalnych będą docierały do beneficjentów w możliwie najkrótszym czasie (art. 32 ust. 1 rozporządzenia nr 1260/99/WE).

Jednostka Monitorująco-Kontrolna EFRR

Dla Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, tak samo jak dla każdego z funduszy strukturalnych, powołana zostanie Jednostka Monitorująco-Kontrolna EFRR, która będzie funkcjonować niezależnie od Instytucji Zarządzających. Jednostki Monitorująco-Kontrolne zostały utworzone w następujących ministerstwach: Ministerstwie Rozwoju Regionalnego (dla EFRR i EFS) oraz Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi (dla EFOiGR i FIWR). Ich funkcjonowanie nie zwalnia Instytucji Zarządzających od obowiązków nałożonych na nie przez wspólnotowe rozporządzenia.

Do zadań Jednostki Monitorująco-Kontrolnej EFRR należy:

- monitorowanie i kontrola zastosowania zasady kwalifikowalności dla wydatków pochodzących z funduszy i powiązanego z nimi współfinansowania,

- cykliczne przygotowywanie raportów na potrzeby zarządzania krajowego.

Beneficjenci

W ramach systemu Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 beneficjentami są instytucje wskazane przez Instytucję Zarządzającą odpowiedzialne za wdrażanie działań za pomocą składanych i realizowanych projektów.

W związku ze szczególnym charakterem Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006, mającego służyć wsparciu i ułatwieniu realizacji Podstaw Wsparcia Wspólnoty, w jednej instytucji połączono funkcje i zadania beneficjentów, Instytucji Wdrażającej oraz Instytucji Zarządzającej. Zapewniono jednakże stosowny podział wewnątrz struktur administracyjnych pomiędzy jednostkami pełniącymi funkcję beneficjentów Programu (jednostkami realizującymi projekty). Tym samym Instytucja Zarządzająca, będąc jednocześnie beneficjentem, będzie odpowiedzialna za zapewnienie skutecznego wdrażania działań i projektów oraz ich pełną zgodność z rozporządzeniem nr 1260/99/WE, w tym zgodność z elementami odnoszącymi się do kontroli zarządzania finansami, informowania oraz zamówień publicznych. Beneficjenci monitorują także pomoc przekazywaną na niższe szczeble systemu oraz przygotowują raporty dla Instytucji Zarządzających.

Szczegółowe obowiązki beneficjentów przedstawiają się następująco:

- opracowanie projektu i złożenie go w Wydziale Pomocy Technicznej w Departamencie Zarządzającym Podstawami Wsparcia Wspólnoty,

- zawieranie umów z usługodawcami, wykonawcami i dostawcami po przeprowadzeniu procedury przetargowej,

- przygotowanie kwartalnych, rocznych i końcowych raportów monitoringowych z wdrażania projektu, z zestawieniem faktycznie poniesionych wydatków, oraz przekazanie ich do Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006,

- zagwarantowanie, że przedstawiane Instytucji Zarządzającej wydatki są rzeczywiście poniesionymi wydatkami odnoszącymi się do działań albo projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych,

- prowadzenie bieżącej kontroli realizacji projektów,

- sporządzanie rocznych i wieloletnich prognoz wydatków w ramach działań i projektów,

- przekazywanie kopii zapłaconych faktur w celu uzyskania refinansowania poniesionych wydatków z funduszy,

- przechowywanie wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu co najmniej przez 3 lata od daty ostatniej płatności przekazanej przez Komisję Europejską w ramach Programu.

Audyt i procedury kontroli

Poświadczenie zamknięcia pomocy

Wydawanie na podstawie art. 38 ust. 1 lit. f rozporządzenia nr 1260/99/WE poświadczenia zamknięcia pomocy (declaration on winding-up of the assistance) jest kompetencją organu niezależnego od Instytucji Zarządzających, Instytucji Płatniczej i Instytucji Pośredniczących - Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej. Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej wykonuje to zadanie przy pomocy komórki organizacyjnej w Ministerstwie Finansów - Departamentu Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej. Poświadczenie zamknięcia pomocy jest wydawane na podstawie rezultatów kontroli 5 % wszystkich kwalifikowalnych wydatków.

Kontrola pogłębiona

Kontrole pogłębione w rozumieniu art. 10 i 11 rozporządzenia nr 438/2001/WE przeprowadzają Urzędy Kontroli Skarbowej. Kontrola pogłębiona obejmuje:

- sprawdzanie skuteczności zastosowanych systemów zarządzania i kontroli,

- wybiórczą weryfikację, na podstawie analizy ryzyka, deklaracji wydatków na różnych poziomach - weryfikacja ta obejmuje co najmniej 5 % całkowitych kwalifikowalnych wydatków.

Kontrolę pogłębioną wykonuje 16 urzędów kontroli skarbowej (UKS). Za jej koordynację, w tym wybór reprezentatywnej próby, jednolitą metodologię kontroli, systematyzowanie wyników i przekazywanie ich odpowiednim instytucjom krajowym oraz Komisji Europejskiej odpowiedzialne jest Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej w Ministerstwie Finansów.

Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej

Departament Certyfikacji i Poświadczeń środków z Unii Europejskiej odpowiada za opracowanie ogólnego planu kontroli dla wszystkich UKS. W procesie planowania zostanie zapewniony udział (na zasadach eksperckich) Jednostek Monitorująco-Kontrolnych.

Ogólny plan zawiera podstawowy zakres sprawdzenia oraz wytyczne co do sposobu wykonywania przez UKS sprawdzenia 5 % wszystkich kwalifikowalnych wydatków. Sprawdzenie odbywa się na podstawie badania reprezentatywnej próbki zatwierdzonych operacji.

Departament Certyfikacji i Poświadczeń środków z Unii Europejskiej zleca wszystkim UKS sprawdzenie 5 % wszystkich kwalifikowalnych wydatków oraz przeprowadzenie kontroli doraźnych. W tym zakresie Departament Certyfikacji i Poświadczeń środków z Unii Europejskiej nadzoruje merytorycznie prace UKS. Departament Certyfikacji i Poświadczeń środków z Unii Europejskiej jest odbiorcą informacji uzyskanych w wyniku przeprowadzonych przez UKS kontroli doraźnych.

UKS zwracają się z wnioskami o interpretacje w zakresie kwalifikowalności wydatków do Departamentu Certyfikacji i Poświadczeń środków z Unii Europejskiej. Departament Certyfikacji i Poświadczeń środków z Unii Europejskiej konsultuje się z Jednostką Monitorująco-Kontrolną w zakresie kwalifikowalności wydatków. Zweryfikowana informacja o kwalifikowalności jest przekazywana wszystkim UKS. Wyżej opisana zasada ma na celu zapewnienie stosowania jednolitej wykładni w zakresie kwalifikowalności przez wszystkie UKS.

Departament Certyfikacji i Poświadczeń środków z Unii Europejskiej przekazuje do KE informacje o stwierdzonych nieprawidłowościach na zasadach określonych w ustawie o kontroli skarbowej.

Departament Certyfikacji i Poświadczeń środków z Unii Europejskiej odpowiadać będzie za spójność standardów i procedur wykonywanej przez UKS kontroli.

Urzędy kontroli skarbowej

W UKS funkcje kontroli pogłębionej będą pełniły wydziały kontroli budżetowej bądź utworzone w ramach urzędów jednostki ds. kontroli środków pomocowych. Ze względu na umiejscowienie wszystkich organów centralnych odpowiedzialnych za przepływy środków finansowych z UE w Warszawie, w Urzędzie Kontroli Skarbowej w Warszawie została wyodrębniona jednostka odpowiedzialna tylko i wyłącznie za kontrolę środków pochodzących z UE. Jednostki zaangażowane w przepływ i zarządzanie środkami z funduszy strukturalnych oraz pozostałe podmioty prawne, z siedzibą poza terytorium województwa mazowieckiego, będą kontrolowane przez UKS w danych województwach. Koordynacja kontroli oraz ich nadzór (w tym standaryzacja procedur) wykonywana jest przez Departament Certyfikacji i Poświadczeń środków z Unii Europejskiej.

UKS dokonują sprawdzenia 5 % wszystkich kwalifikowalnych wydatków na podstawie próbek reprezentatywnych zatwierdzonych operacji, przeprowadzają kontrole doraźne oraz przeprowadzają badanie systemu wdrażania.

Sprawdzenie 5 % wydatków będzie miało charakter systematyczny, uwzględniać będzie reprezentatywną próbę operacji, tak aby uzyskać możliwość wnioskowania o całości populacji operacji.

Poszczególne UKS opracowują szczegółowy plan kontroli na poziomie regionalnym. Plan uwzględniać będzie zakres oraz wytyczne ogólnego planu sporządzonego w Biurze MS. Szczegółowe plany kontroli po opracowaniu zostają przekazane do Departamentu Certyfikacji i Poświadczeń środków z Unii Europejskiej. Na etapie planowania istnieje możliwość udziału, na zasadach udziału eksperckiego, Jednostek Monitorująco-Kontrolnych.

UKS przeprowadzają zlecone im przez Departament Certyfikacji i Poświadczeń środków z Unii Europejskiej ww. zadania zgodnie z opracowanymi przez Departament Certyfikacji i Poświadczeń środków z Unii Europejskiej wytycznymi. UKS opracowują programy kontroli, będące szczegółowymi planami konkretnego badania wyznaczającymi cele, zakres i techniki.

UKS dokonują sprawdzenia 5 % wszystkich kwalifikowalnych wydatków na podstawie właściwej metody pobierania próbek, ze szczególnym zwróceniem uwagi na:

- sprawdzenie skuteczności zastosowanych systemów zarządzania i kontroli,

- sprawdzenie wybiórcze, na podstawie analizy ryzyka, poświadczonych wydatków na różnych rozpatrywanych poziomach.

Przy sprawdzaniu systemów UKS sprawdzają, czy we wszystkich podmiotach zaangażowanych w pozyskiwanie i wydatkowanie funduszy są opracowane procedury zapewniające skuteczność tych systemów, czy postępuje się zgodnie z tymi procedurami, czy są one stosowane poprawnie oraz czy procedury te rzeczywiście zapewniają skuteczność i efektywność tych systemów.

Każdorazowo przy sprawdzeniu 5 % wydatków UKS sprawdzają, czy wyciągi z wydatków obejmują wyłącznie wydatki:

- które rzeczywiście zostały poniesione w okresie ubiegania się określonym w decyzji i które można uznać za kwalifikowalne oraz które są poparte otrzymanymi fakturami lub innymi dokumentami księgowymi o równoważnej dowodowej ważności,

- które zostały poniesione w działaniach wybranych do finansowania w ramach określonego projektu zgodnie z kryteriami i procedurami ich wyboru.

Audyt wewnętrzny

We wszystkich instytucjach zaangażowanych we wdrażanie funduszy strukturalnych oraz Funduszu Spójności, należących do sektora finansów publicznych, stworzono komórki audytu wewnętrznego. Komórka audytu wewnętrznego nie jest zaangażowana w żadną działalność operacyjną jednostki sektora finansów publicznych. Pełni ona funkcję ciała doradczego dla kierownika instytucji, zapewniając go jednocześnie o prawidłowym funkcjonowaniu systemu zarządzania finansowego i kontroli.

Ustanowienie audytu wewnętrznego wiąże się bezpośrednio z wdrażaniem ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 102, poz. 1116), która weszła w życie 1 stycznia 2002 r.

Raportowanie nieprawidłowości

Wszystkie odpowiednie instytucje są odpowiedzialne za wykrywanie nieprawidłowości i zgłaszanie ich do Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006, która na ich podstawie sporządza raporty o nieprawidłowościach dla Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej oraz przekazuje do wiadomości Instytucji Płatniczej. Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej przy pomocy Departamentu Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej informuje Komisję Europejską o nieprawidłowościach w oparciu o uzyskane informacje. Instytucja Płatnicza ponosi ogólną odpowiedzialność za korekty finansowe i odzyskiwanie nieprawidłowo wypłaconych kwot. Powyższe instytucje działają zgodnie z art. 8 rozporządzenia nr 438/2001/WE i rozporządzeniem nr 1681/94/WE z dnia 11 lipca 1994 r. dotyczącymi nieprawidłowości oraz odzyskiwania kwot wypłaconych nieprawidłowo w związku z finansowaniem polityki strukturalnej i organizacją systemu informacji w tej dziedzinie (Dz. Urz. WE L 178 z 12.07.1994.).

Przepływy finansowe

Przepływ płatności oraz procedury monitoringu i weryfikacji płatności prezentuje Schemat 1: Zarządzanie finansowe i kontrola wydatków z EFRR w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna na str. 54.

Środki z funduszy strukturalnych w polskim systemie finansów publicznych

1. Status środków pomocowych w myśl ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148, z późn. zm.⁶⁾), zwanej dalej "ustawą o finansach publicznych":

- zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 2a ustawy o finansach publicznych, środki z funduszy strukturalnych są środkami publicznymi,

- rozliczanie ich jest analogiczne jak dla dotacji z budżetu państwa,

- są gromadzone na wyodrębnionych rachunkach bankowych, które na podstawie umowy będą otwierane w Narodowym Banku Polskim.

2. Nadzór finansowy - zgodnie z art. 30b ust. 2 ustawy o finansach publicznych, Minister Finansów sprawuje nadzór finansowy nad środkami pochodzącymi z funduszy strukturalnych.

3. Sposób przedstawienia w ustawie budżetowej.

- zgodnie z art. 61 ust. 4 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, w odniesieniu do pomocy strukturalnej, prezentacja realizowanych programów w ustawie budżetowej następuje w formie załączników. Do ustawy budżetowej będzie włączane "zestawienie programów i projektów realizowanych ze środków, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 2a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, w podziale na poszczególne okresy realizacji i źródła pochodzenia środków na ich realizację; w odniesieniu do programów zestawienie sporządza się według kategorii interwencji funduszy strukturalnych."

4. Podstawowe zasady wydatkowania środków pomocy strukturalnej:

- wydatkowanie wyłącznie na z góry określony cel - art. 30 pkt 1 ustawy o finansach publicznych,

- zgodnie z obowiązującymi procedurami - art. 30 pkt 2 ustawy o finansach publicznych,

- zasady rozliczania - jak dla dotacji z budżetu państwa - art. 30a ustawy o finansach publicznych.

5. Sankcje przewidziane za naruszenie obowiązujących zasad:

- zwrot środków wraz z odsetkami - art. 30d ust. 4 ustawy o finansach publicznych,

- niemożność ubiegania się o przyznanie pomocy przez kolejne trzy lata - art. 30d ust. 5 ustawy o finansach publicznych,

- zarzut naruszenia dyscypliny finansów publicznych z art. 138 ust. 1 pkt 4 i 18 ustawy o finansach publicznych i ewentualne ukaranie, zgodnie z przepisami Działu V niniejszej ustawy.

Dla środków prowadzona będzie odrębna księgowość i sprawozdawczość.

Schemat przepływu środków z funduszu EFRR w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006

Podstawowe elementy systemu (Por. Schemat 2. Przepływy finansowe z funduszu EFRR w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006, strona 55):

1. Komisja Europejska wydaje decyzję o zatwierdzeniu pomocy i przyznaniu środków z funduszy (art. 31 ust. 1 rozporządzenia nr 1260/99WE).

2. Po wydaniu decyzji następuje wypłata zaliczki w wysokości 10 % i 6 % środków z funduszy dla danej pomocy - na rzecz Instytucji Płatniczej. Zaliczka może zostać podzielona zasadniczo na nie więcej niż 2 lata budżetowe - w zależności od dostępności środków budżetowych (art. 32 ust. 2 rozporządzenia nr 1260/99/WE).

3. Zaliczka jest przekazywana na rachunki Ministerstwa Finansów (Instytucji Płatniczej), utworzone odpowiednio dla każdego funduszu zaliczanego do grupy funduszy strukturalnych (EFRR, EFS, EFOiGR, FIWR). Ministerstwo Finansów dysponuje także drugą grupą rachunków, na których gromadzone są środki na realizację poszczególnych programów operacyjnych.

4. Po dokonaniu w Ministerstwie Finansów podziału środków na poszczególne programy środki z odpowiedniego rachunku "funduszowego" są przekazywane na odpowiedni rachunek "programowy". Drugi poziom rachunków jest niezbędny ze względu na obowiązek przedstawiania przez Instytucję Płatniczą rozliczeń Komisji Europejskiej także w podziale na poszczególne programy operacyjne. Czas dokonywania operacji na tych rachunkach będzie ograniczony do niezbędnego minimum. Rachunki, o których mowa, zostaną utworzone na podstawie umowy rachunku bankowego zawartej pomiędzy Ministerstwem Finansów, a Narodowym Bankiem Polskim, zgodnie z art. 30d ustawy o finansach publicznych.

5. Minister Finansów, na podstawie porozumienia zawartego z Instytucją Zarządzającą Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006, przewidzianego w art. 30b ust. 3 ustawy o finansach publicznych, przekazuje środki z rachunku "programowego" (Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006) Ministerstwa Finansów odpowiednio na rachunek Instytucji Zarządzającej. Wszystkie wymienione powyżej rachunki będą odrębnymi od rachunków służących obsłudze środków budżetu państwa. Podstawy prawne do posiadania odrębnych rachunków, na których gromadzone będą środki pochodzące z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności, zawarte są w art. 30d ustawy o finansach publicznych.

6. Środki pochodzące z zaliczki, przekazane na rachunek Instytucji Zarządzającej, posłużą do jak najszybszej refundacji wydatków poniesionych przez beneficjentów.

7. Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006 będzie zawierać umowy (wydawać decyzję) z beneficjentem. W umowie lub decyzji określona zostanie m. in. wartość kontraktu, w tym wielkość środków UE, w podziale na poszczególne okresy realizacji (przewidywany harmonogram realizacji projektu), a także źródło współfinansowania krajowego (musi być zapewnione przez składającego projekt).

8. Z rachunku utworzonego na poziomie Instytucji Zarządzającej dokonana będzie wypłata refundacji na rzecz beneficjenta ww. programu. Wypłata refundacji następuje po zatwierdzeniu wniosku o płatność przez Instytucję Zarządzającą.

9. Kwestie związane z dokonywaniem płatności pomiędzy Komisją Europejską a Instytucją Płatniczą reguluje art. 32 rozporządzenia nr 1260/99/WE, natomiast sposób poświadczania wydatków - art. 9 rozporządzenia nr 438/2001/WE.

10. Rachunki prowadzone są w euro, co pozwala na ograniczenie wysokości ewentualnych strat wynikających z różnic kursowych, które powstawałyby przy przechodzeniu środków w złotówkach przez system rachunków. Rozliczenia przed Komisją Europejską dokonywane będą w euro, zgodnie z wymaganiami art. 33 rozporządzenia nr 1260/99/WE.

Planowanie środków na realizację Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 / projektów, w tym środków na współfinansowanie

Środki z funduszy strukturalnych będą przekazywane beneficjentom tylko w postaci refundacji kwot wcześniej przez nich wydatkowanych przy realizacji projektu. Refundacja wypłacana jest w wysokości odpowiadającej udziałowi środków z funduszy strukturalnych w całkowitych kosztach kwalifikowanych projektu. Beneficjent składając wniosek o dofinansowanie projektu z EFRR, przedstawia propozycje montażu finansowego uwzględniającego zarówno finansowanie ze środków z funduszy strukturalnych, jak i środki własne. W celu realizacji zadania - projektu, beneficjent powinien więc zaplanować środki na jego realizację w odpowiedniej wysokości umożliwiającej zachowanie płynności finansowej przy realizacji projektu. W związku z tym, iż beneficjentami ww. programu są wyłącznie instytucje finansowane z budżetu państwa, odpowiednie środki powinny zostać zaplanowane bądź w limicie danej części budżetowej, bądź w rezerwach celowych. Sposób planowania, wzory odpowiednich formularzy są określane corocznie w rozporządzeniu Ministra Finansów dotyczącym szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej, wydawanym na podstawie art. 82 ust. 4 ustawy o finansach publicznych.

Schemat 1. Zarządzanie finansowe i kontrola wydatków z funduszy strukturalnych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 - model uproszczony.

grafika

Schemat 2. Przepływy finansowe z funduszu EFRR w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006

grafika

W odniesieniu do Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006, Informatyczny System Monitoringu i Kontroli Finansowej będzie spełniał następujące cele:

- zapewnienie właściwego, skutecznego i przejrzystego zarządzania środkami europejskimi w ramach programów współfinansowanych przez Unię Europejską,

- zapewnienie monitorowania efektów zadań realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006.

Dane do monitoringu wdrażania pomocy technicznej w Sektorowych Programach Operacyjnych pochodzić będą z:

- wniosków aplikacyjnych,

- wniosków o refundację płatności,

- końcowych raportów nt. wdrażanych projektów,

- badań opinii publicznej,

- krajowych statystyk.

Plan promocji Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 został przygotowany zgodnie z wytycznymi zawartymi w rozporządzeniu nr 1260/99/WE oraz w rozporządzeniu nr 1159/2000/WE.

Zgodnie z powyższymi regulacjami plan promocji powinien zawierać:

- określone cele oraz grupy docelowe,

- treść i strategię promocji zastosowanych środków komunikacji i informacji, uwzględniające środki, które należy podjąć w ramach różnych działań,

- indykatywny budżet,

- instytucje administracji rządowej lub inne organizacje, które będą odpowiedzialne za ich wprowadzanie,

- kryteria oceny zastosowanych środków.

Plan promocji Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 został przygotowany z uwzględnieniem powyższych regulacji.

Cele i grupy docelowe

Zgodnie z wytycznymi zawartymi w wymienionych wyżej regulacjach, zasadnicze cele działalności informacyjnej i promocyjnej w odniesieniu do Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 to:

- zachęcenie beneficjentów do pełnego wykorzystania środków finansowych Programu w celu efektywnego zarządzania, monitorowania, oceny i kontroli procesu wdrażania funduszy strukturalnych w Polsce,

- zapewnienie przejrzystości procesu realizacji Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 i jego poszczególnych działań dla potencjalnych i faktycznych odbiorców,

- informowanie opinii publicznej o udzielanej pomocy technicznej, jej celach i przeznaczeniu.

Plan promocji Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 skierowany jest do następujących grup odbiorców:

- Beneficjenci:

* Instytucja Zarządzająca Podstawami Wsparcia Wspólnoty,

* Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006,

* Instytucja Płatnicza;

- Odbiorcy pomocy:

* Jednostki Monitorująco-Kontrolne EFRR, EFS, EFOiGR, FIWR,

* Krajowa Jednostka Ewaluacyjna,

* Komitet Monitorujący Podstawy Wsparcia Wspólnoty, jego podkomitety oraz Komitet Monitorujący Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006 i Komitet Sterujący tego Programu,

* Urzędy kontroli skarbowej,

* Instytucje będące użytkownikami systemu SIMIK,

* Inni:

- organizacje pozarządowe,

- partnerzy społeczno-gospodarczy,

- media.

Strategia działania

Zasadniczym celem działań promocyjnych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 jest zachęcenie beneficjentów do pełnego wykorzystania środków finansowych w celu efektywnego zarządzania, monitorowania, oceny i kontroli procesu wdrażania funduszy strukturalnych w Polsce. Plan promocji Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 stanowi ramy, w zakresie których realizowana będzie promocja i informacja. W szczególności realizowane będą takie działania, jak:

- wypracowanie logo identyfikowanego z Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006, które będzie stosowane na wszystkich materiałach informacyjnych z nim związanych,

- publikacja tekstu Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006, Uzupełnienia PO PT i Podręcznika dla beneficjenta,

- przyjazne dla użytkownika streszczenie Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 oraz Uzupełnienia PO PT,

- spotkania informacyjne, seminaria i warsztaty robocze,

- biuletyny informacyjne (periodyczne oraz poświęcone wybranym aspektom), broszury, ulotki,

- wykorzystanie nośników CD do propagowania podręczników, informacji oraz materiałów konferencyjnych,

- strona internetowa.

Przyjazne dla odbiorcy streszczenie Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 oraz Uzupełnienia PO PT

Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006, jak też Uzupełnienie PO PT są dokumentami bardzo obszernymi i szczegółowymi. Nie wszystkie zawarte tam informacje są istotne dla ogółu zainteresowanych programami. W celu rozpropagowania celów i problematyki, typu podejmowanych działań, które mogą być wspierane, niezbędne jest opracowanie streszczenia w formie przystępnej dla szerokiego kręgu odbiorców.

Grupa docelowa: Beneficjenci, ostateczni odbiorcy pomocy, organizacje pozarządowe, partnerzy społeczno-gospodarczy, media.

Podręcznik dla beneficjenta

Stopień skomplikowania procedur oraz kompleksowość reguł związanych z wykorzystywaniem środków dostępnych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 wskazuje na pilną konieczność opracowania szczegółowego i przejrzystego przewodnika postępowania krok po kroku. Przewodnik obejmować będzie m.in. takie zagadnienia, jak: kwalifikowanie wydatków pomocy technicznej, rodzaje wsparcia, monitorowanie, finansowanie Pomocy technicznej, zarządzanie projektami w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006, wdrażanie i realizacja projektu.

Grupa docelowa: Beneficjenci

Konferencje, seminaria i warsztaty robocze

Seminaria odgrywają istotną rolę w procesie przekazywania informacji do partnerów włączonych w proces realizacji Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006. Dają one możliwość skoncentrowania się na wybranych aspektach, istotnych dla skutecznego wykorzystania środków finansowych Programu, przygotowania informacji ukierunkowanych na potrzeby określonych grup odbiorców.

Warsztaty robocze również dają możliwość skoncentrowania się na wybranych aspektach, istotnych dla skuteczności wykorzystania funduszy Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006. Stanowią także dobrą okazję do wymiany doświadczeń pomiędzy uczestnikami warsztatów oraz propagowania "dobrej praktyki".

Grupa docelowa: Beneficjenci, ostateczni odbiorcy pomocy, partnerzy społeczno-gospodarczy, media, organizacje pozarządowe.

Publikacje i biuletyny informacyjne

Publikacje i biuletyny będą miały za zadanie przekazać informację nt. Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006, Uzupełnienia PO PT do jak najszerszego kręgu odbiorców. Jednocześnie zawarte w nich informacje muszą być dostatecznie szczegółowe i pomocne dla potencjalnych beneficjentów i odbiorców pomocy.

Publikacje i biuletyny będą kolportowane za pośrednictwem organizacji partnerskich oraz udostępniane bibliotekom.

Oprócz biuletynów, wydawanych periodycznie, np. raz w kwartale, raz na rok zostanie opracowany raport roczny zawierający podsumowanie, analizę i ocenę dotychczasowego przebiegu działań promocyjnych.

Grupa docelowa: Beneficjenci, ostateczni odbiorcy pomocy, partnerzy społeczno-gospodarczy, media, organizacje pozarządowe.

Strona Internetowa

Została utworzona internetowa strona poświęcona Programowi Operacyjnemu Pomoc Techniczna 2004-2006 stanowiąca część oficjalnego serwisu Instytucji Zarządzającej Podstawami Wsparcia Wspólnoty, promującego wdrażanie funduszy strukturalnych. Docelowo ma ona pełnić rolę głównego źródła bezpośredniej, bieżącej informacji. Strona będzie na bieżąco aktualizowana i wypełniana istotnymi informacjami dotyczącymi samego Programu, możliwości i zasad skorzystania ze wsparcia oraz np. aktualnie realizowanych projektów. Ponadto zawierać będzie następujące elementy:

- tekst Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006, Uzupełnienia PO PT oraz Podręcznika beneficjenta,

- informacje o zakresie działań Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006 oraz beneficjentów,

- informacje o tzw. najlepszych praktykach dot. wydatkowania środków Pomocy Technicznej w krajach członkowskich UE, a od 2005 r. także w Polsce,

- "najczęściej zadawane pytania" - pakiet najważniejszych i najczęściej pojawiających się pytań wraz z odpowiedziami opracowanymi przez ekspertów, uzupełniany i modyfikowany na bieżąco,

- "pytania i odpowiedzi" - możliwość zadawania na stronie internetowej indywidualnych pytań przez przedstawicieli grup docelowych Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 i uzyskania indywidualnej odpowiedzi od pracowników Instytucji Zarządzającej i beneficjentów,

- publikowanie wypowiedzi i doświadczeń osób, które skorzystały ze wsparcia Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006.

Grupa docelowa: Beneficjenci, ostateczni odbiorcy pomocy, partnerzy społeczno-gospodarczy, media, organizacje pozarządowe.

Metody ewaluacji podjętych działań

- okresowe raporty z realizacji Planu Promocji Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006,

- coroczne raporty dla Komisji Europejskiej zawierające opis działań podejmowanych jako realizacja Planu Promocji Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006.

Budżet Planu Promocji Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006

Działania informacyjne i promocyjne będą finansowane ze środków strukturalnych w ramach Priorytetu 1. Łącznie z budżetem na promocję funduszy strukturalnych ogółem, dostępne środki wynoszą (podział wg działań Priorytetu 1):

- Działanie 1 (Rozpowszechnianie informacji i promocja Podstaw Wsparcia Wspólnoty, Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna oraz funduszy strukturalnych) - 8,8 mln euro,

- Działanie 2 (Stworzenie i eksploatacja portalu internetowego) - 600 tys. euro,

- Działanie 3 (Promocja i wymiana informacji pomiędzy uczestnikami procesu realizacji PWW) - 1,7 mln euro.

Proponowane zmiany nie mogą modyfikować całkowitej wielkości środków z funduszy strukturalnych, przyznanych na dany Priorytet Programu, ani powodować zmiany celu i zakresu Priorytetu. Zakres dostosowań obejmuje jedynie zmiany mieszczące się w ramach danego Priorytetu a dotyczące przesunięcia środków pomiędzy działaniami bądź też modyfikację zakresu działań. Propozycja wprowadzenia zmian przedkładana jest pod obrady Komitetu Monitorującego Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006, który na swoim posiedzeniu akceptuje bądź odrzuca proponowane modyfikacje. W przypadku zatwierdzenia zmian przez Komitet Monitorujący Instytucja Zarządzająca w ciągu miesiąca informuje Komisję Europejską o dokonanych zmianach.

Wszelkie zmiany dotyczące alokacji finansowych w priorytetach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 są zastrzeżone dla kompetencji Komisji Europejskiej. Propozycja Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006 jest przesyłana do Komisji Europejskiej oraz pod obrady Komitetu Monitorującego Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006. Komisja Europejska ma 4 miesiące od uzyskania pozytywnej opinii ww. Komitetu na wydanie decyzji o zmianie alokacji finansowej pomiędzy priorytetami. Po uzyskaniu aprobaty ze strony Komisji Europejskiej co do powyższej zmiany jej treść wprowadzana jest do Uzupełnienia PO PT za pośrednictwem uchwały Komitetu Monitorującego Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006.

W przypadku wsparcia technicznego nie zawsze możliwe jest precyzyjne kwantyfikowanie rezultatów. Tam jednak, gdzie jest to wykonalne, skonstruowano wskaźniki, które powinny wiernie oddawać poziom i jakość wdrażania priorytetów oraz działań opisanych w Programie Operacyjnym Pomoc Techniczna 2004-2006.

Poniżej zamieszczono zestawienie podstawowych wskaźników (baseline indicators) dla Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006.

Wskaźniki dla Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 wg działań*

* Informacje dotyczące poszczególnych osób będą przekazywane z podziałem ze względu na płeć.

** Podczas określania wartości bazowych wzięto pod uwagę tylko i wyłącznie zadania sfinansowane do tej pory ze środków Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006, z wyjątkiem wskaźników:

· Liczba stanowisk pracy wyposażonych w komputer (udział wśród wszystkich odbiorców pomocy Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006, w %),

· Liczba stanowisk (końcówek) podłączonych do systemu,

· Liczba zaangażowanych ekspertów krajowych i zagranicznych dla celów Podstaw Wsparcia Wspólnoty i Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006, na których wartość bazową wpłynęły zadania sfinansowane z innych źródeł.

*** Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2004-2006.