Na pierwszym posiedzeniu, zgodnie z § 5 regulaminu okręgowych komisji wyborczych, komisja wybiera przewodniczącego (jeżeli przewodniczącym nie jest, z mocy ustawy, wojewódzki komisarz wyborczy lub zastępca wojewódzkiego komisarza wyborczego) i zastępcę przewodniczącego komisji oraz powołuje sekretarza komisji (jest nim kierownik miejscowej jednostki Krajowego Biura Wyborczego lub wskazana przez niego osoba).

Komunikat o swoim składzie komisja podaje do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo stosowany; w miarę możliwości komunikat podaje się w środkach masowej komunikacji - prasie lokalnej, telewizji, radiu. W komunikacie wskazuje się także zasięg terytorialny działania komisji i adres jej siedziby.

Na pierwszym posiedzeniu komisja po zapoznaniu się z kalendarzem wyborczym dostosowuje do przewidzianych w nim czynności i terminów własny plan pracy. W planie pracy komisja uwzględnia zadania przypadające przed dniem głosowania oraz obejmujące dzień wyborów i ustalenie wyników głosowania.

2. Zadania przed dniem głosowania

1) Obwody głosowania

Komisja zapoznaje się z ustaloną w gminach siecią obwodów głosowania.

Dokonując analizy utworzonych obwodów, komisja sprawdza zwłaszcza, czy dochowano ustawowych wymagań przy tworzeniu obwodów głosowania.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w podziale na obwody głosowania komisja przekazuje swoje uwagi organom gminy, a w razie konieczności powiadamia o nich wojewodę (art. 11 pkt 2 i art. 22 ust. 6 ustawy z dnia 27 września 1990 r. o wyborze Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, zwanej dalej "ustawą").

Komisja czuwa nad prawidłowością sporządzenia przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) obwieszczeń o granicach, numerach i siedzibach obwodów głosowania oraz terminowym ich rozplakatowaniem na obszarze gminy. Nadzorując wykonanie tej czynności, komisja zwraca uwagę, aby nakład obwieszczeń był właściwie ustalony oraz aby wywieszono je w miejscach powszechnie dostępnych, a także przewidziano powtórne ich rozplakatowanie bezpośrednio przed dniem głosowania.

Zgodnie z kalendarzem wyborczym pierwsze rozplakatowanie obwieszczeń musi nastąpić do dnia 3 września 2000 r. (art. 24 ust. 1 ustawy).

2) Obwodowe komisje wyborcze

Do dnia 17 września 2000 r. zarządy gmin obowiązane są powołać obwodowe komisje wyborcze (art. 16 ust. 1-5 ustawy). Szczegółowe zasady powoływania komisji i sposób zgłaszania kandydatów do ich składów określa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28 sierpnia 2000 r. w sprawie powoływania obwodowych komisji wyborczych w wyborach Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 72, poz. 847).

Okręgowa komisja wyborcza zapewnia potrzebną pomoc prawną organom powołującym obwodowe komisje wyborcze, wyjaśnia przepisy prawa i wątpliwości związane z procedurą ich powoływania.

Zwołanie przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) pierwszych posiedzeń obwodowych komisji wyborczych powinno być dokonane możliwie niezwłocznie po ich powołaniu. Okręgowa komisja wyborcza czuwa nad właściwym zwołaniem tych posiedzeń i przekazaniem komisjom tekstu ustawy o wyborze Prezydenta RP, kalendarza wyborczego oraz regulaminu komisji.

Okręgowa komisja sprawdza, czy komisje obwodowe dokonały wyboru przewodniczącego i zastępcy przewodniczącego komisji zgodnie z przepisami ustawy, tj. czy funkcji tych nie powierzono osobom delegowanym do składu komisji przez wójtów (burmistrzów, prezydentów miast), a także czy została podana do publicznej wiadomości informacja o składach komisji (art. 16 ust. 7-9 ustawy).

3) Spis wyborców

Do dnia 24 września 2000 r. urząd gminy sporządza spis wyborców (art. 27 ust. 2 ustawy).

Okręgowa komisja zapewnia nadzór nad prawidłowym i terminowym sporządzeniem spisów, udzielając wyjaśnień i informacji w tym zakresie.

Powtarzające się w praktyce wyborczej problemy związane z udziałem w głosowaniu wyborców nie będących stałymi mieszkańcami gminy, którzy mogą głosować w miejscu czasowego pobytu na podstawie zaświadczenia o prawie do głosowania lub po wpisaniu do spisu wyborców na własny wniosek (art. 31 ustawy), wymagają, aby okręgowa komisja podawała do publicznej wiadomości - w formie i w sposób najbardziej skuteczny - informacje i wyjaśnienia dotyczące tych przepisów. Komisja wskazuje także organom sporządzającym spisy na potrzebę upowszechniania informacji w tych sprawach.

4) Szkolenia i inne formy pomocy obwodowym komisjom wyborczym

Podstawowym warunkiem zgodnego z prawem i sprawnego przeprowadzenia wyborów jest dobra znajomość przepisów prawa wyborczego przez obwodowe komisje wyborcze. W tym celu okręgowa komisja wyborcza udziela wyjaśnień komisjom obwodowym oraz organizuje szkolenia komisji obwodowych.

Okręgowa komisja wyborcza ustala cykl szkoleń obwodowych komisji niezwłocznie po ich ukonstytuowaniu się. Szkoleniem obejmuje się wszystkich członków komisji (a nie tylko przewodniczących komisji i ich zastępców). W razie potrzeby, w okresie bezpośrednio przed głosowaniem, przeprowadza się ponowne szkolenie wszystkich członków komisji bądź przewodniczących i ich zastępców.

Z odpowiednim wyprzedzeniem terminów szkoleń przekazuje się komisjom obwodowym dokumenty i materiały wyborcze (ustawa, wytyczne, wzór protokołu i karty itp.), wskazując na konieczność zapoznania się z nimi.

Treścią szkoleń obejmuje się, poza omówieniem ogólnej problematyki wyborów, przede wszystkim czynności wynikające z zadań obwodowej komisji wyborczej.

Omawiając zadania komisji przed dniem głosowania, podkreślenia wymaga zwłaszcza organizacja pracy komisji w związku z odbiorem spisu wyborców i kart do głosowania, w tym sposób bezpiecznego przechowania tych dokumentów.

Równie ważne jest należyte przygotowanie się komisji obwodowej do rozpoczęcia głosowania o godz. 6^oo. Wymaga to przybycia członków komisji do lokalu wyborczego odpowiednio wcześniej w celu sprawdzenie stanu lokalu, urny wyborczej, spisu, przeliczenia i ostemplowania kart do głosowania. Przy wykonywaniu tych czynności mogą być obecni mężowie zaufania. Wykonują oni czynności na podstawie upoważnienia wydanego przez pełnomocnika komitetu wyborczego lub przez upoważnioną przez niego osobę. Przy omawianiu zadań komisji obwodowych w dniu głosowania przypomnienia wymaga ranga i rola komisji jako organu wyborczego powołanego do zgodnego z prawem i sprawnego przeprowadzenia głosowania. Wiąże się z tym obowiązek członków komisji ścisłego przestrzegania przepisów ustawy i wytycznych dotyczących przeprowadzenia głosowania.

Podkreślenia wymagają także zadania członków komisji w sytuacji, gdy nastąpiło skreślenie nazwiska kandydata z listy kandydatów, a nazwisko to pozostało na wydrukowanych kartach do głosowania (art. 47a ustawy). W takim wypadku nie wystarczy wywieszenie obwieszczenia, lecz wydający kartę do głosowania członek komisji powinien poinformować o tym wyborcę i przypomnieć o warunkach ważności głosu.

Niezbędne jest uwzględnienie w programie szkoleń szczegółowego omówienia sposobu obliczania wyników głosowania w obwodzie i sporządzenia przez obwodową komisję wyborczą protokołu głosowania w obwodzie. W trakcie szkolenia omawia się dokładnie, w razie potrzeby na konkretnych przykładach, każdą rubrykę formularza protokołu.

Zwrócenia uwagi wymaga ustawowe rozstrzygnięcie, że pojęcia: głos wyborcy i karta do głosowania są równoznaczne.

Nie bierze się pod uwagę kart podartych (art. 62 ust. 3 ustawy).

Szczegółowy sposób sporządzania protokołu będzie wskazany w wytycznych dla obwodowych komisji wyborczych.

Na szkoleniach zwraca się także uwagę na obowiązek czynnego udziału każdego członka komisji w przeprowadzaniu głosowania i ustalaniu jego wyników, a także na jawność wykonywania czynności wyborczych; wszystkie czynności komisji mają być wykonywane kolegialnie i w lokalu wyborczym (niedopuszczalne jest np. stemplowanie kart przez jednego z członków komisji na zapleczu lokalu wyborczego, zliczanie głosów w częściach przez pojedynczych członków komisji, a następnie ich sumowanie).

Komisja okręgowa zapewnia szkoleniom praktyczny charakter, tj. prowadzi je z wykorzystaniem formularzy dokumentów, na których będą pracowali członkowie obwodowych komisji wyborczych (każdy członek komisji powinien poznać formularz spisu, protokołu, kartę do głosowania).

3. Zadania w dniu głosowania i ustalenie wyników głosowania

1) Przygotowanie do dnia głosowania

Obowiązkiem okręgowej komisji wyborczej jest czuwanie nad terminowym rozplakatowaniem obwieszczenia Państwowej Komisji Wyborczej z danymi o zarejestrowanych kandydatach na Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej (art. 43 ust. 3 ustawy); obwieszczenie musi być podane do publicznej wiadomości najpóźniej w 20 dniu przed dniem wyborów, tj. 18 września 2000 r.

Okręgowa komisja wyborcza ustala szczegółową organizację swojej pracy w zakresie nadzorowania druku kart do głosowania i dostarczenia wydrukowanych kart do obwodowych komisji wyborczych. W przyjętym, we współdziałaniu z wójtami (burmistrzami, prezydentami miast), harmonogramie dostarczania kart do obwodów głosowania uwzględnia się sposób i terminy przekazania kart poszczególnym komisjom obwodowym, tryb ich odbioru oraz powiadamia komisje obwodowe o dokonanych ustaleniach.

Komisja ustala także plan swojego działania w dniu poprzedzającym wybory i w dniu wyborów oraz zasady współdziałania z wójtem (burmistrzem, prezydentem miasta). Uzgodnione z wójtem zasady współdziałania powinny uwzględniać w szczególności potrzebę pilnego wydrukowania i dostarczenia do obwodów obwieszczeń informujących o zmianach na liście kandydatów. Należy ustalić dyżury w gminach, telefony i faksy kontaktowe, zabezpieczyć środki transportu. W dniu głosowania niezbędne jest pełnienie dyżurów członków okręgowej komisji wyborczej w swojej siedzibie oraz dyżurów pracowników samorządowych w urzędach gmin w godzinach otwarcia lokali wyborczych w celu udzielania obwodowym komisjom wyborczym informacji na podstawie rejestru wyborców (art. 39a pkt 1 ustawy), a także udzielania pomocy w razie zaistnienia nieprzewidzianych sytuacji.

2) Organizacja przekazania protokołów głosowania z obwodów

Okręgowa komisja wyborcza ustala plan odbioru protokołów głosowania od obwodowych komisji wyborczych. Z ustalonym planem zapoznaje się przewodniczących komisji obwodowych. Plan odbioru protokołów opracowuje się, mając na uwadze zapewnienie prawidłowego i sprawnego przekazania protokołów ze wszystkich obwodów. Plan sporządza się według następujących założeń. Protokoły są dostarczane przez przewodniczących obwodowych komisji wyborczych lub ich zastępców bezpośrednio do okręgowej komisji wyborczej lub do rejonowych punktów odbioru protokołów. Rejonem może być miasto, gmina lub kilka gmin. Wielkość rejonu dostosowuje się do warunków lokalnych, liczby obwodów, dogodności połączeń komunikacyjnych. W dużych aglomeracjach miejskich może być utworzonych kilka punktów odbioru protokołów; ich liczba powinna być dostosowana do liczby obwodów i warunków komunikacyjnych.

Siedziby punktów rejonowych odbioru protokołów należy lokalizować w urzędach miast i gmin, starostwach, urzędach dzielnic i innych budynkach organów administracji samorządowej.

Protokoły w punkcie rejonowym odbiera osoba upoważniona przez okręgową komisję wyborczą. Wskazane jest upoważnianie do tej czynności urzędników wyborczych (o których mowa w art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 16 lipca 1998 r. - Ordynacja wyborcza do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw - Dz. U. Nr 95, poz. 602 i Nr 160, poz. 1060), pracowników delegatur wojewódzkich Krajowego Biura Wyborczego; można także upoważnić inne osoby (sekretarzy i pracowników urzędów miast i gmin).

Przekazywanie protokołów z obwodów bezpośrednio do okręgowej komisji wyborczej należy stosować, jeżeli obwód położony jest blisko jej siedziby, w szczególności w tej samej miejscowości.

W punktach rejonowych protokoły odbierane są w zapieczętowanych kopertach, za pokwitowaniem i bez otwierania kopert są dostarczane okręgowej komisji wyborczej.

Przy czynnościach przekazywania kopert z protokołami mogą być obecni mężowie zaufania. Ważne jest zapewnienie dyżuru i łączności między członkami poszczególnych obwodowych komisji wyborczych do czasu stwierdzenia przez okręgową komisję wyborczą, że protokół głosowania został sporządzony prawidłowo, i powiadomienie o tym dyżurującego członka komisji obwodowej.

3) Ustalenie zbiorczych wyników głosowania przez okręgowe komisje wyborcze

Okręgowa komisja wyborcza tak organizuje swoją pracę w dniu głosowania, aby z chwilą jego zakończenia była ona przygotowana do przyjmowania protokołów głosowania od obwodowych komisji wyborczych. Przy odbiorze protokołów mają prawo być obecni mężowie zaufania zgłoszeni do okręgowej komisji wyborczej.

Przyjmując protokół głosowania, komisja sprawdza, czy uprawniona osoba dostarczyła go w zapieczętowanej kopercie, a następnie dokładnie bada prawidłowość sporządzenia protokołu. Sprawdza się, czy są wypełnione wszystkie rubryki protokołu, czy jest on opieczętowany właściwą pieczęcią i opatrzony podpisami członków komisji, a także czy obwodowa komisja zajęła stanowisko wobec zarzutów wniesionych przez mężów zaufania lub zastrzeżeń członków komisji obwodowych. Komisja okręgowa bada następnie prawidłowość zawartych w protokole danych pod względem rachunkowym.

Po stwierdzeniu, że protokół został sporządzony prawidłowo, okręgowa komisja wyborcza przyjmuje go i powiadamia o tym dyżurującego członka obwodowej komisji wyborczej.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w protokole, komisja wskazuje je na piśmie, a także ustala sposób ich usunięcia przez obwodową komisję wyborczą, informując o tym niezwłocznie właściwą komisję obwodową za pośrednictwem pełniącego dyżur jej członka.

Przy ustalaniu zbiorczych wyników głosowania okręgowe komisje wyborcze właściwe dla obwodów głosowania utworzonych za granicą oraz na polskich statkach morskich oczekują na przekazanie tych wyników 24 godziny od zakończenia głosowania na terytorium Polski. W przypadku nieotrzymania wyników w tym terminie protokół zbiorczych wyników sporządza się bez danych z tych obwodów, z których nie dostarczono protokołów, a fakt ten odnotowuje się w protokole, wymieniając numery obwodów oraz przyczyny nieuzyskania wyników. Szczegółowe zasady i tryb przekazywania wyników głosowania z obwodów za granicą i na polskich statkach morskich Państwowa Komisja Wyborcza ustali odrębnie (art. 66 ust. 3a ustawy).

Po otrzymaniu prawidłowo sporządzonych protokołów głosowania od wszystkich obwodowych komisji wyborczych okręgowa komisja ustala zbiorcze wyniki głosowania i sporządza protokół w 2 egzemplarzach. Do protokołu mogą wnieść zarzuty mężowie zaufania obecni przy pracy okręgowej komisji. Wobec wniesionych zarzutów komisja zajmuje stanowisko na piśmie; treść zarzutów i stanowisko dołącza się do protokołu.

Jeden egzemplarz protokołu wraz z protokołami ze wszystkich obwodów głosowania przewodniczący komisji bądź upoważniona przez niego osoba przekazuje niezwłocznie Państwowej Komisji Wyborczej. Do protokołu dołącza się także wykaz zarzutów mężów zaufania i zastrzeżeń członków komisji obwodowych wraz ze stanowiskiem, jakie wobec nich zajęła okręgowa komisja wyborcza. Komisja oczekuje na potwierdzenie przyjęcia protokołu przez Państwową Komisję Wyborczą.

Informację o zbiorczych wynikach głosowania okręgowa komisja wyborcza podaje niezwłocznie do publicznej wiadomości przez wywieszenie kserokopii protokołu w siedzibie komisji w miejscu dostępnym dla wyborców.

Drugi egzemplarz protokołu i pozostałe dokumenty sporządzone przez okręgową komisję wyborczą oraz pieczęć przyjmuje od komisji, zabezpiecza i przechowuje kierownik właściwej miejscowo jednostki Krajowego Biura Wyborczego.

4) Współpraca z grupą informatyczną

W celu usprawnienia prac związanych z ustaleniem wyników głosowania i wyników wyborów w wyborach Prezydenta, Państwowa Komisja Wyborcza określiła zasady i sposób wykorzystania elektronicznego systemu przesyłania i przetwarzania danych o wynikach głosowania i wynikach wyborów (art. 66a ustawy).

System informatyczny prowadzenia prac obliczeniowych stosuje się dla ustalenia wyników głosowania przez okręgowe komisje wyborcze. Wszelkie czynności związane z przygotowaniem organizacyjnym, wdrożeniem i funkcjonowaniem systemu informatycznego podlegają nadzorowi i kontroli odpowiednio Państwowej Komisji Wyborczej i właściwej okręgowej komisji wyborczej.

Zadania związane z wykorzystaniem systemu informatycznego wykonuje Zespół Informatyki Wyborczej Krajowego Biura Wyborczego oraz służby informatyczne przy okręgowych komisjach wyborczych. Oprogramowanie systemu zostanie przygotowane z upoważnienia Państwowej Komisji Wyborczej na zlecenie Krajowego Biura Wyborczego i po sprawdzeniu prawidłowości funkcjonowania przekazane wraz z wymaganym osprzętem.

Zastosowanie systemu informatycznego na użytek okręgowej komisji wyborczej służy:

- rejestracji danych liczbowych zawartych w protokołach głosowania w obwodach i kontroli zgodności arytmetycznej tych danych,

- ustaleniu zbiorczych wyników głosowania (zsumowaniu danych liczbowych z protokołów głosowania ze wszystkich obwodów) i ich wydrukowaniu,

- przekazaniu (teletransmisji) wyników głosowania do Państwowej Komisji Wyborczej.

Prace obliczeniowe będą wykonywane w siedzibie okręgowej komisji wyborczej.

Szczegółowe zasady organizacji systemu informatycznego zostaną opracowane przez Krajowe Biuro Wyborcze zgodnie ze wskazaniami Państwowej Komisji Wyborczej i przekazane odrębnie okręgowym komisjom wyborczym.

4. Ponowne głosowanie

Ponowne głosowanie przeprowadza się 14 dnia po pierwszym głosowaniu, jeżeli w pierwszym głosowaniu żaden z kandydatów na Prezydenta nie uzyskał więcej niż połowę ważnie oddanych głosów.

Okręgowa komisja wyborcza czuwa nad rozplakatowaniem obwieszczeń Państwowej Komisji Wyborczej o kandydatach na Prezydenta w ponownym głosowaniu (art. 69 ust. 2 ustawy). Zapewnia także nadzór i pomoc w zakresie przygotowania spisu wyborców, kart do głosowania oraz przeprowadzenia głosowania przez obwodowe komisje wyborcze.

Głosowanie ponowne przeprowadza się na podstawie tych samych spisów wyborców podlegających aktualizacji, polegającej w szczególności na umieszczeniu w spisie osób, które w dniu ponownego głosowania ukończą 18 lat.

Głosowanie ponowne przeprowadzają te same obwodowe komisje wyborcze; przy czynnościach komisji mogą być obecni mężowie zaufania tylko tych komitetów, których kandydaci uczestniczą w głosowaniu ponownym, legitymują się oni upoważnieniem wydanym na pierwsze głosowanie bądź nowym upoważnieniem wydanym na głosowanie ponowne.

Zadania i czynności związane z przygotowaniem ponownego głosowania są identyczne jak w pierwszym głosowaniu; stosuje się te same ustalenia dotyczące dostarczania do obwodów głosowania kart do głosowania, formularzy protokołów, a także trybu przekazywania protokołów przez obwodowe i okręgowe komisje wyborcze oraz podawania wyników głosowania i zbiorczych wyników głosowania do publicznej wiadomości. Stosując te same formularze protokołów, opatruje się je wyraźnym napisem - Ponowne głosowanie.

Okręgowa komisja wyborcza w miarę stwierdzenia takiej potrzeby podejmuje działania w celu przeszkolenia członków obwodowych komisji wyborczych przed głosowaniem ponownym.