Newsletter
 
 
united kingdom
ukraine
poland
Prawo.pl
  1. Akty Prawne
  2. Dziennik Ustaw
  3. Dz.U.2011.115.671

Szczegółowy sposób i tryb dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych.

ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH1)
z dnia 18 maja 2011 r.
w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych

Na podstawie art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. Nr 96, poz. 618 i Nr 112, poz. 654) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1.
Rozporządzenie określa sposób i tryb dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych, w tym:
1)
sposób wykonywania i dokumentowania czynności kontrolnych oraz sporządzania protokołu kontroli;
2)
tryb rozpatrywania uwag i zastrzeżeń instytutów badawczych.
§  2.
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
1)
ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych;
2)
instytucie - rozumie się przez to instytut badawczy w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych;
3)
ministrze - rozumie się przez to Ministra Spraw Zagranicznych;
4)
audytorze - rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Ministra Spraw Zagranicznych do przeprowadzenia audytu instytutu;
5)
kontrolerze - rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Ministra Spraw Zagranicznych do przeprowadzenia kontroli instytutu;
6)
organach instytutu - rozumie się przez to dyrektora instytutu i radę naukową reprezentowaną przez jej przewodniczącego;
7)
ostatecznych zaleceniach pokontrolnych - rozumie się przez to zalecenia pokontrolne po rozpatrzeniu zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego zgłoszonych do ministra.
§  3.
1.
Kontrola instytutu ma charakter problemowy.
2.
Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje badanie obszarów:
1)
zgodności działania organów instytutu z przepisami prawa lub statutem;
2)
prawidłowości wydatkowania środków publicznych.
3.
Kontrolę instytutu zarządza minister, wydając imienne upoważnienie do dokonania kontroli.
4.
Imienne upoważnienie, o którym mowa w ust. 3, zawiera w szczególności:
1)
imię, nazwisko i stanowisko służbowe, rodzaj i numer dokumentu tożsamości dokonującego kontroli;
2)
nazwę oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych, w których będzie dokonywana kontrola;
3)
zakres przedmiotowy i czasowy kontroli;
4)
termin ważności upoważnienia.
5.
Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 3, stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.
§  4.
1.
Audytu instytutu dokonuje się co najmniej raz na trzy lata.
2.
Audyt, o którym mowa w ust. 1, polega na ocenie:
1)
działalności finansowej instytutu;
2)
organizacji i jakości pracy instytutu;
3)
jakości zarządzania instytutem.
3.
Audyt instytutu zarządza minister, powołując zespół w składzie od trzech do pięciu osób, zwany dalej "zespołem", oraz wydając imienne upoważnienia do przeprowadzenia audytu.
4.
Upoważnienie, o którym mowa w ust. 3, zawiera w szczególności:
1)
imię, nazwisko i stanowisko służbowe, rodzaj i numer dokumentu tożsamości przeprowadzającego audyt;
2)
nazwę oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych, w których będzie przeprowadzany audyt;
3)
temat audytu;
4)
termin ważności upoważnienia.
5.
Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 3, stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

Rozdział  2

Sposób i tryb dokonywania audytu instytutów

§  5.
1.
Przed rozpoczęciem audytu w instytucie zespół opracowuje program audytu.
2.
W programie audytu zamieszcza się w szczególności:
1)
cel audytu;
2)
analizę obszarów ryzyka;
3)
podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;
4)
wskazówki metodyczne;
5)
założenia organizacyjne;
6)
harmonogram przeprowadzania audytu.
3.
W siedzibie instytutu zespół przeprowadza z organami instytutu naradę otwierającą i dokumentuje to protokołem z narady otwierającej.
4.
W trakcie narady otwierającej, o której mowa w ust. 3, porusza się następujące tematy:
1)
tematykę i cel audytu;
2)
założenia organizacyjne;
3)
zasady współpracy administracyjnej.
5.
Audyt dokonywany jest w sposób określony w programie audytu, o którym mowa w ust. 1.
6.
W trakcie dokonywania audytu wszelkie zmiany w programie audytu, o którym mowa w ust. 1, powinny być udokumentowane. Zmiany mogą wynikać w szczególności z przekwalifikowania ryzyka towarzyszącego obszarowi audytu, w wyniku poczynionych ustaleń.
7.
Zespół rozpoznaje, analizuje, ocenia oraz dokumentuje informacje wiarygodne, istotne oraz przydatne do osiągnięcia celów danego audytu. Do rozpoznawania i sprawdzania informacji stosuje się analityczne procedury audytowe.
8.
Po zakończeniu audytu zespół przedstawia organom instytutu zasadnicze ustalenia oraz wnioski dotyczące zakresu przedmiotowego audytu i dokumentuje to protokołem z narady zamykającej.
§  6.
Zespół dokumentuje przeprowadzane czynności w aktach audytu, które zawierają dokumenty niezbędne do ustalenia stanu faktycznego i sformułowania zaleceń, w szczególności:
1)
upoważnienie do dokonania audytu;
2)
program audytu;
3)
protokół z narady otwierającej;
4)
ankiety, diagramy sekwencji działań, listy kontrolne;
5)
uwagi i notatki służbowe wynikające z rozmów;
6)
dane organizacyjne, jak diagramy struktury organizacji i opisy stanowisk pracy;
7)
kopie istotnych kontraktów i umów;
8)
informacje na temat polityk operacyjnych i finansowych instytutu;
9)
oświadczenia organów instytutu;
10)
analizy i testy transakcji, procesów i sald kont;
11)
wyniki analitycznych procedur audytowych;
12)
korespondencję związaną z audytem;
13)
protokół z narady zamykającej;
14)
sprawozdanie z audytu.
§  7.
1.
Po zakończeniu audytu wyniki prac zespołu są przedstawiane organom instytutu i ministrowi w formie sprawozdania z audytu.
2.
Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:
1)
opis stanu faktycznego;
2)
kryteria, na podstawie których ocenia się stan faktyczny;
3)
ocenę stanu faktycznego;
4)
w przypadku ujawnienia nieprawidłowości - przyczyny ich zaistnienia oraz konsekwencje;
5)
rekomendacje.
3.
Organom instytutu przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych oraz udokumentowanych zastrzeżeń do sprawozdania z audytu.
4.
Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie do ministra w terminie 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania z audytu. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do akt audytu.
5.
Minister jest zobowiązany w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń, o których mowa w ust. 4, do dokonania ich analizy, zajęcia stanowiska i udzielenia odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się organom instytutu, drugi zaś dołącza się do akt audytu.
6.
W przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń minister poleca zespołowi dokonać zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części sprawozdania z audytu. Zmienione sprawozdanie przekazuje się organom instytutu.
7.
Minister może zalecić pisemnie dyrektorowi instytutu dokonanie czynności naprawczych lub usprawniających działalność instytutu w określonym terminie.
8.
Projekt zaleceń, o których mowa w ust. 7, w dwóch egzemplarzach przygotowuje zespół. Jeden egzemplarz dołącza się do akt audytu.

Rozdział  3

Sposób i tryb dokonywania kontroli instytutów

§  8.
1.
Przed przystąpieniem do kontroli, o której mowa w § 3, kontroler sporządza program kontroli i przedstawia go do akceptacji ministrowi.
2.
Program kontroli w szczególności określa cel oraz szczegółowy zakres kontroli.
§  9.
1.
Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych w instytucie kontroler pisemnie zawiadamia organy instytutu o zakresie i terminie kontroli.
2.
Kontroler jest zobowiązany do okazania upoważnienia na każde wezwanie w siedzibie instytutu.
§  10.
1.
Kontroler jest odpowiedzialny za rzetelne ustalenie i udokumentowanie w aktach kontroli stanu faktycznego, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień, wskazanie ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych.
2.
Kontroler niezwłoczne informuje ministra o przypadku ujawnienia w toku kontroli okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia albo przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
3.
Kontroler w ramach udzielonego upoważnienia ma prawo do:
1)
żądania informacji, w tym na informatycznych nośnikach danych, niezbędnych do oceny prawidłowości wykonywania zadań oraz udostępnienia dokumentów związanych z prowadzoną kontrolą;
2)
pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania dokumentów i innych materiałów dowodowych, związanych z prowadzoną kontrolą;
3)
zlecania kontrolowanemu sporządzania niezbędnych kserokopii dokumentów oraz ich odpisów i wyciągów, jak również zestawień i obliczeń z dokumentów będących przedmiotem kontroli, w tym na nośnikach elektronicznych;
4)
żądania wyjaśnień i przyjmowania oświadczeń;
5)
kontaktowania się z wszystkimi pracownikami bez pośrednictwa i udziału ich przełożonych;
6)
zasięgania opinii ekspertów w sprawach wymagających specjalistycznej wiedzy zawodowej;
7)
przeprowadzania oględzin składników majątkowych i przebiegu określonych czynności;
8)
zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;
9)
wstępu do wszelkich pomieszczeń i obiektów związanych z kontrolą.
4.
W przypadku odmowy udostępnienia materiałów, udzielenia wyjaśnień, wstępu do pomieszczeń i obiektów, odmowa wraz z uzasadnieniem musi zostać przedstawiona kontrolerowi na piśmie. Odmowa jest włączana do akt kontroli.
§  11.
1.
Dokonane w wyniku czynności kontrolnych ustalenia kontroler opisuje w protokole kontroli.
2.
Protokół kontroli zawiera w szczególności:
1)
nazwę i adres kontrolowanego instytutu;
2)
określenie podmiotowego zakresu kontroli;
3)
podstawę przeprowadzenia kontroli;
4)
imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera, numer i datę upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;
5)
określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą;
6)
opis stwierdzonego w toku kontroli stanu faktycznego, ujawnionych nieprawidłowości i uchybień, ich zakresu, w tym przepisów prawa, które zostały naruszone oraz osób za nie odpowiedzialnych;
7)
wzmiankę o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli;
8)
wzmiankę o doręczeniu egzemplarza protokołu adresatom.
3.
Protokół kontroli sporządza się w jednobrzmiących egzemplarzach, w ilości zależnej od zakresu podmiotowego kontroli; dodatkowo jeden egzemplarz umieszcza się w aktach kontroli.
4.
Dokumenty wymienione w protokole kontroli załącza się tylko do egzemplarza protokołu kontroli pozostającego w aktach kontroli.
§  12.
1.
Organom instytutu przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych oraz udokumentowanych zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli.
2.
Zastrzeżenia i uwagi należy zgłosić na piśmie kontrolerowi w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do akt kontroli.
3.
Kontroler jest zobowiązany w terminie 7 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń i uwag, o których mowa w ust. 2, do dokonania ich analizy, zajęcia stanowiska i udzielenia odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się dyrektorowi instytutu, drugi zaś dołącza się do akt kontroli.
4.
W przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń i uwag kontroler dokonuje zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części protokołu kontroli. Zmieniony protokół kontroli dystrybuuje się zgodnie z zasadą określoną w § 11 ust. 3.
§  13.
1.
Po zakończeniu kontroli kontroler sporządza projekt wystąpienia pokontrolnego i przedkłada go do podpisu ministrowi.
2.
Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę działalności instytutu wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działalności organów instytutu, polegających na naruszeniu prawa lub statutu oraz nieprawidłowości w wydatkowaniu środków publicznych, także zalecenia w sprawie ich usunięcia i zobowiązanie organów instytutu do ich realizacji w określonym terminie.
3.
Wystąpienie pokontrolne sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden jest przekazywany dyrektorowi instytutu, a jeden pozostawia się w aktach sprawy.
§  14.
1.
Dyrektor instytutu, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, może zgłosić do ministra, na piśmie, zastrzeżenia do ustaleń i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym.
2.
Minister rozpatruje zastrzeżenia w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania. Jeden egzemplarz podpisanych przez ministra ostatecznych zaleceń pokontrolnych przekazywany jest dyrektorowi instytutu, a jeden pozostawia się w aktach sprawy.
3.
W sytuacji, o której mowa w ust. 1, termin wykonania zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 13 ust. 2, biegnie od dnia otrzymania ostatecznych zaleceń pokontrolnych.
4.
Od ostatecznych zaleceń pokontrolnych odwołanie nie przysługuje.
§  15.
1.
Minister może zarządzić czynności sprawdzające i ocenę stopnia realizacji wydanych instytutowi zaleceń.
2.
Na potrzeby czynności, o których mowa w ust. 1, minister może żądać informacji i wyjaśnień od organów instytutu.
3.
Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających zamieszcza się w notatce informacyjnej.
§  16.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
______

1) Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej - sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 220, poz. 1725).

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WZÓR

Upoważnienie nr ...............

…………………………………………

(pieczęć nagłówkowa

Ministerstwa Spraw Zagranicznych)

Warszawa, dn. …………........................

Na podstawie § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 115, poz. 671)

upoważniam Panią/Pana

…………………………………………………………………………………………………

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe oraz rodzaj i numer dokumentu tożsamości)

do dokonania kontroli ……………........................................... za okres ………........................

(zakres przedmiotowy kontroli)

w terminie: ...................................................................................................................................

w ...................................................................................................................................................

(nazwa oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych)

Upoważnienie niniejsze ważne jest za okazaniem dokumentu tożsamości kontrolera.

Ważność upoważnienia upływa z dniem .................................................................

.……………………………….

(pieczątka i podpis osoby

wydającej upoważnienie)

Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia .............................

.……………………………….

(pieczątka i podpis osoby

wydającej upoważnienie)

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

Upoważnienie nr ..............

…………………………………………

(pieczęć nagłówkowa

Ministerstwa Spraw Zagranicznych)

Warszawa, dn. …………........................

Na podstawie § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 115, poz. 671)

upoważniam Panią/Pana

…………………………………………………………………………………………………

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe oraz rodzaj i numer dokumentu tożsamości)

do dokonania audytu (temat audytu) ........................................................………........................

w terminie: ...................................................................................................................................

w ...................................................................................................................................................

(nazwa oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych)

Upoważnienie niniejsze ważne jest za okazaniem dokumentu tożsamości audytora.

Ważność upoważnienia upływa z dniem .................................................................

.……………………………….

(pieczątka i podpis osoby

wydającej upoważnienie)

Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia .............................

.……………………………….

(pieczątka i podpis osoby

wydającej upoważnienie)

Zmiany w prawie

Rząd chce zmieniać obowiązujące regulacje dotyczące czynników rakotwórczych i mutagenów
Rząd chce zmieniać obowiązujące regulacje dotyczące czynników rakotwórczych i mutagenów

Rząd przyjął we wtorek projekt zmian w Kodeksie pracy, którego celem jest nowelizacja art. 222, by dostosować polskie prawo do przepisów unijnych. Chodzi o dodanie czynników reprotoksycznych do obecnie obwiązujących regulacji dotyczących czynników rakotwórczych i mutagenów. Nowela upoważnienia ustawowego pozwoli na zmianę wydanego na jej podstawie rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym w środowisku pracy.

Grażyna J. Leśniak 16.04.2024
Bez kary za brak lekarza w karetce do końca tego roku
Bez kary za brak lekarza w karetce do końca tego roku

W ponad połowie specjalistycznych Zespołów Ratownictwa Medycznego brakuje lekarzy. Ministerstwo Zdrowia wydłuża więc po raz kolejny czas, kiedy Narodowy Fundusz Zdrowia nie będzie pobierał kar umownych w przypadku niezapewnienia lekarza w zespołach ratownictwa. Pierwotnie termin wyznaczony był na koniec czerwca tego roku.

Beata Dązbłaż 10.04.2024
Będzie zmiana ustawy o rzemiośle zgodna z oczekiwaniami środowiska
Będzie zmiana ustawy o rzemiośle zgodna z oczekiwaniami środowiska

Rozszerzenie katalogu prawnie dopuszczalnej formy prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie rzemiosła, zmiana definicji rzemiosła, dopuszczenie wykorzystywania przez przedsiębiorców, niezależnie od formy prowadzenia przez nich działalności, wszystkich kwalifikacji zawodowych w rzemiośle, wymienionych w ustawie - to tylko niektóre zmiany w ustawie o rzemiośle, jakie zamierza wprowadzić Ministerstwo Rozwoju i Technologii.

Grażyna J. Leśniak 08.04.2024
Tabletki "dzień po" bez recepty nie będzie. Jest weto prezydenta
Tabletki "dzień po" bez recepty nie będzie. Jest weto prezydenta

Dostępność bez recepty jednego z hormonalnych środków antykoncepcyjnych (octan uliprystalu) - takie rozwiązanie zakładała zawetowana w piątek przez prezydenta Andrzeja Dudę nowelizacja prawa farmaceutycznego. Wiek, od którego tzw. tabletka "dzień po" byłaby dostępna bez recepty miał być określony w rozporządzeniu. Ministerstwo Zdrowia stało na stanowisku, że powinno to być 15 lat. Wątpliwości w tej kwestii miała Kancelaria Prezydenta.

Katarzyna Nocuń 29.03.2024
Małżonkowie zapłacą za 2023 rok niższy ryczałt od najmu
Małżonkowie zapłacą za 2023 rok niższy ryczałt od najmu

Najem prywatny za 2023 rok rozlicza się według nowych zasad. Jedyną formą opodatkowania jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, według stawek 8,5 i 12,5 proc. Z kolei małżonkowie wynajmujący wspólną nieruchomość zapłacą stawkę 12,5 proc. dopiero po przekroczeniu progu 200 tys. zł, zamiast 100 tys. zł. Taka zmiana weszła w życie w połowie 2023 r., ale ma zastosowanie do przychodów uzyskanych za cały 2023 r.

Monika Pogroszewska 27.03.2024
Ratownik medyczny wykona USG i zrobi test na COVID
Ratownik medyczny wykona USG i zrobi test na COVID

Mimo krytycznych uwag Naczelnej Rady Lekarskiej, Ministerstwo Zdrowia zmieniło rozporządzenie regulujące uprawnienia ratowników medycznych. Już wkrótce, po ukończeniu odpowiedniego kursu będą mogli wykonywać USG, przywrócono im też możliwość wykonywania testów na obecność wirusów, którą mieli w pandemii, a do listy leków, które mogą zaordynować, dodano trzy nowe preparaty. Większość zmian wejdzie w życie pod koniec marca.

Agnieszka Matłacz 12.03.2024
Metryka aktu
Identyfikator:

Dz.U.2011.115.671
Rodzaj: Rozporządzenie
Tytuł: Szczegółowy sposób i tryb dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych.
Data aktu: 18/05/2011
Data ogłoszenia: 07/06/2011
Data wejścia w życie: 22/06/2011